kintoneのタスク管理でできることは?
業務改善

kintoneのタスク管理でできることは?
メリットやおすすめプラグインをご紹介!

投稿日:2022年3月9日

kintoneでは、タスク管理も行えます。タスク管理は、業務効率の改善に重要な要素であり、より効果的な方法を知りたいと考えている方も多いでしょう。
今回は、kintoneのタスク管理機能について、kintoneを導入するメリットやおすすめのプラグインを紹介します。タスク管理によって業務の効率化を図りたい方、kintoneの導入を考えている方は必見です。

kintoneでタスク管理をするメリット

kintoneでタスク管理をするメリット

kintoneは、自分が担当しているタスクの状況はもちろん、他の人が担当するタスクについても把握できるのが特徴です。案件管理やプロジェクト管理と紐づけて管理すれば、進捗状況が可視化され、タスクの属人化を防ぐ効果もあります。kintoneのメリットについて詳しくみていきましょう。

進捗状況が可視化できる

kintoneでタスク管理をすることで、進捗状況が可視化され、プロジェクトのメンバー間で共有できるようになるため、それぞれが今何をすべきなのか明確になります。

大きなプロジェクトを達成するためには、やるべきことをタスクに細分化してこなしていくことになります。進捗状況の可視化は、プロジェクトを計画通りに進めるために役立ちます

リアルタイムでコミュニケーションがとれる

kintoneは、リアルタイムでコミュニケーションが取れるツールでもあります。誰かに仕事を頼みたいと思っても、忙しいかもしれないと諦めた経験はないでしょうか。周りの人がどのくらい仕事を抱えているかわからなければ、頼めるものも頼めなくなってしまいます。

そのような時に、リアルタイムでコミュニケーションがとれるkintoneが役立ちます。誰がどのくらいタスクを抱えているのかすぐに把握できるため、スピーディな意思決定が可能です。

業務の優先度が判断しやすくなる

業務の優先度は、判断が難しい場合もあります。周りに優先度を理解してもらえないこともあり、やらなければいけないことがあるにもかかわらず、急な仕事を頼まれた経験がある方も多いのではないでしょうか。

kintoneのタスク管理ツールを導入すれば、このような事態も防げます。お互いに優先すべき業務があるとわかれば、適切な仕事の振り分けができるようになるでしょう。

kintoneで行えるタスク管理の種類

kintoneで行えるタスク管理の種類
kintoneで行えるタスク管理には、いくつかの種類があります。どのようなタスク管理が行えるのか紹介しますので、導入を検討する際の参考としてください。

タスクボードon kintone

タスクボードon kintone
画像引用元:株式会社日立システムズ(https://www.hitachi-systems.com/ind/cybozu/kintone/app/task.html)

「タスクボードon kintone」を使うと、タスクボード上でタスク管理ができるようになります。
プロジェクトメンバーの1週間分のタスク管理が可能で、通常業務や割り込み業務などのカテゴリーごとに分けられます。

残業見込みなどもカテゴリーに含まれているため、労働時間の管理にも活用できます。
タスクの移動も、ドラッグ&ドロップのみで、操作も簡単。タスクをグラフ化する機能もあり、データ分析にも活用できます。

プロジェクト管理(アプリ)

プロジェクト管理

画像引用元:kintone(https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/projectkanri.html)

kintoneでは、各プロジェクトの進捗状況の可視化も可能です。また、グラフ化することで担当者ごとに異なる作業状況も把握できます。関連する資料を保存して、ノウハウの共有も簡単にできるようになります。

TODO(アプリ)を使ったガントチャート表示

TODO(アプリ)を使ったガントチャート表示

「TODO」アプリを使うとガントチャートを表示できるようになります。プロジェクト全体の流れを把握するのに有効です。
TODOアプリを使えば、レコードが増えて何から手を付ければいいかわからなくなる事態を防げますし、 テンプレート化すれば、他のドメインで使っているkintoneにもアプリを適用したり、そのままの設定でアプリを複製したりもできます。

工数管理(アプリ)

アプリを使うことで、どの作業にどの程度時間がかかっているか、という工数管理も行えるようになります。グラフ表示することで、担当者ごとの状況を一目で把握可能。複数の社員の同時入力もスマホからの入力も可能なので、情報収集や集計が容易になります。

ガントチャート(プラグイン)

ガントチャートのプラグインを適用すると、タスクごとに担当者や期間を設定したり、タスクの詳細情報を追加したりできます。アラート表示機能を活用すれば、早い段階で遅れているタスクに気付くことができ、修正を図れます。

かんばん方式(プラグイン)

kintoneには、データをかんばん方式で表示できるプラグインもあり、タスクの整理・把握に役立ちます。
タスクの配置換えはドラッグ&ドロップで簡単に行え、背景の色も自由に変えられます。類似するタスクをまとめたり、同じ色に統一したりすれば、より確認しやすくなるでしょう。

kintoneのおすすめタスク管理プラグイン【無料】

kintoneのタスク管理で使えるプラグインにはさまざまな種類があります。まずは無料で使えるおすすめのタスク管理プラグインを紹介しましょう。

cybozu developer network

cybozu developer network
画像引用元:cybozu developer network(https://developer.cybozu.io/hc/ja/articles/203716110-ガントチャートプラグイン)

cybozu developer networkは、kintoneアプリストアにある「To Do」アプリを使用します。既に利用している場合は、利用中のアプリに適用することも可能です。

cybozu developer networkは、To Doアプリのレコード一覧をガントチャート形式で表示するプラグインです。設定は簡単で、必要に応じて自由にカスタマイズもできます。

日程・工程・稼働表作成プラグイン

日程・工程・稼働表作成プラグイン
画像引用元:Listcopy | TIS(https://www.tis2010.jp/ganttchart/)

ガントチャートプラグインは、案件名が一番左側に表示されるため、案件の数を把握しやすい一方で、タスクごとにまとまっていないので、並び順を変える必要があります。
これに対して、日程・工程・稼働表作成プラグインは、Excelと同じようにタスクをまとめて表示できます。

設定方法はとてもシンプルで、タスクの開始日と終了日、そしてガントチャート上に表示するタスクを指定するだけで済みます。

定例レコード一括生成プラグイン

定例レコード一括生成プラグイン
画像引用元:Listcopy | TIS(https://www.tis2010.jp/listcopy/)

定例レコード一括生成プラグインは、繰り返しタスクを作成できるプラグインです。日付フィールドと時刻フィールドを作成し、指定した期日にタスクが作成されるように設定できます。

使う際は、タスク名などを初期値として設定し、期日の設定が完了したら「レコード作成」をクリックするだけでOKです。期間の設定が可能なので、定期タスクの作成もできます。
マスタを作るほどのタスクがない場合におすすめのプラグインです。

kintoneカレンダーPlus

kintoneカレンダーPlus
画像引用元:cybozu(https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/radicalbridge002.html?_fsi=5zE0C8IV&_fsi=54UhCYAd)

kintoneカレンダーPlusも無料で使えるおすすめのプラグインです。kintoneには、カレンダー表示が標準機能として搭載されていますが、日付を指定すると指定されたフィールド値が表示されるという簡易的なものです。クリックすれば細かい予定を確認できますが、複数の日程にまたがる予定を表示したり、色を変えたりはできません。

kintoneカレンダーPlusを使えば、担当者や予定の種別によって色を変更したり、複数の日程にまたがる予定を表示したりできるようになります。無料ながら利用制限がない点もうれしいポイントです。

kintoneのタスクおすすめ管理プラグイン【有料】

より高い機能を求めるなら、有料のプラグインも検討しましょう。ここではおすすめの有料プラグインを4つ紹介します。

KOUTEI

KOUTEI
画像引用元:kintone 公式(https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/arces001.html)

KOUTEIは、kintoneのサブテーブルにガントチャートを表示するために開発されたプラグインです。ドラッグ&ドロップで簡単にプロジェクト管理が行えます。ガントチャート上では、タスクの担当者や期間はもちろん、詳細も確認が可能です。アラート機能もあり、着手していないタスクや完了していないタスクも把握しやすくなります。

手書きでスケジュール管理を行うと管理が煩雑で、急な変更があった時の連絡も大変ですが、KOUTEIを使えば、スケジュールの変更などもすぐに共有できるので、連絡の手間もかかりません。

>kintoneでガントチャートを作ろう!工程管理の業務効率化

KANBAN

KANBAN
画像引用元:cybozu(https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/arces002.html)

KANBANは、kintone内のレコードをかんばん方式で表示するためのプラグインです。タスクを視覚化し、共有する際に便利です。

横軸のカードを好みで色変更できるなどカスタマイズの自由度は高め。メンバーの追加や変更はドラッグ&ドロップで簡単にできるような仕組みとなっています。
さらに、チェックボタンだけで簡単に絞り込みができるなど、使い勝手のよさにも定評があります。

KAIZEN KANBAN

KAIZEN KANBAN

画像引用元:KANBAN – 業務改善kintoneプラグインサイト (https://kaizen-kintone-plugins.com/ja/plugins/kaizen-kanban/)

「KAIZEN KANBAN」も、KANBANと同じくタスク管理をかんばん方式(ボード表示)にできるプラグインです。タスクの移動はドラッグ&ドロップのみで、直感的な操作が可能です。リピート機能を活用すれば、毎日や毎週、毎月といったスパンで繰り返し発生するタスクをその都度登録せずに済みます

一覧表示に戻らずボード表示の状態から直接カードを新規作成したり編集したりできるのも特徴です。担当者のアサイン・サブタスクの登録・コメントのやり取りも簡単で、タスクをスムーズに進められます。

krewData

krewData
画像引用元:cybozu(https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/grapecity005.html)
krewDataは、タスク作成を自動化するためのプラグインです。毎月決められた日に顧客の契約内容を参照しながら、自動でタスクを作成してくれます。

大量のタスク作成を人が行えばどこかで必ず漏れが生じますが、自動でのタスク作成なら漏れの心配はありません。ヒューマンエラーが起こりやすい現場であれば導入を前向きに検討してみてください。

kintoneでタスク管理の生産性を上げよう!

円滑なタスク管理は、業務の効率化・生産性の向上につながります。今よりも生産性を高めたいと考えているのであれば、円滑なタスク管理を可能にするkintoneの導入を検討してみてください。

プラグインを活用すれば利便性はさらに向上します。無料のプラグインもあるため、目的に応じてうまく活用するとよいでしょう。

>kintoneの案件管理で何ができる?導入による業務改善効果と成功事例をご紹介!