kintoneの案件管理で何ができる？
導入による業務改善効果と成功事例をご紹介！
様々な業務改善に有用なkintoneは、案件管理にも利用できます。今回は、案件管理をkintoneで行うことで具体的にどのようなことができるのか、期待できる効果や導入事例について詳しく解説します。kintoneの導入を検討している方は、ご一読ください。
kintoneの案件管理で実現できること
まずは、kintoneの案件管理でどのように業務を効率化できるのかみていきましょう。
社内に散在する案件情報を一元化
kintoneを使うと、社内に散在している案件の情報を一元化できます。各案件のこれまでのやり取りを一箇所にまとめられるので、担当者でなくても状況をすぐに確認でき、チームでスピーディに対応できるようになります。
担当者変更などの際の引き継ぎもスムーズです。蓄積された情報を分析すれば、営業活動の改善にも役立ちます。
案件の進捗やメンバーの工数を可視化
案件の進捗状況やメンバーの工数を可視化できるのも大きなメリットです。案件がどの程度進んでいて、どこがボトルネックになっているかを一目で把握できるため、すぐに対策が取れます。作業の重複や確認作業にかかる時間を減らせるのも、メリットといえるでしょう。
ペーパーレス化
案件管理をkintoneに置き換えれば、ペーパーレス化を実現できます。 アプリで管理すれば散在する過去の案件の検索も簡単ですし、基本情報の自動入力なども可能になるため、作業工数を大幅に軽減可能です。また、データの蓄積ができるため、効率よく営業活動に活かせるようになります。
リアルタイムに情報共有ができる
リアルタイムで情報を共有できるのも、kintoneを導入するメリットです。kintoneの案件管理ツールを使えば、案件に関係する情報がチームのメンバーにリアルタイムで共有され、進捗や対応状況を即座に把握できます。
メールなどで生じてしまうタイムラグや確認漏れのリスクも、ログインするだけで情報を確認できる案件管理ツールなら防ぐことが可能です。
kintone以外にも！数々の案件ツールから最適なものを選ぶポイントとは？
案件管理ツールにはkintone以外にもさまざまな種類があり、どれを選べばいいか迷ってしまうかもしれません。ここでは、最適な案件管理ツールを選ぶポイントを紹介しましょう。
クラウド型かオンプレミス型か
案件管理ツールを含むワークフローシステムは、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。
クラウド型とオンプレミス型ではコストやセキュリティの面で違いがありますし、どちらの形式が使いやすいかは、企業の利用形態によっても変わります。ほかのポイントもみながら、どのようなシステムが自社の導入規模や利用形態に合っているのかを考えて選びましょう。それぞれの特徴は以下の通りです。
・クラウド型
クラウド型は、オンラインのサーバー上で提供されるシステムです。導入や運用がしやすく、運用や保守をベンダーに一任できるメリットがあります。アクセスのしやすさ、情報共有のしやすさも、クラウド型の優れたポイントです。
・オンプレミス型
オンプレミス型は、社内にサーバーや通信システムなどを構築するシステムです。かつてはオンプレミス型が主流でしたが、近年はコストパフォーマンスの高さや保守性の高さから、クラウド型への移行が進んでいます。
ツールの操作性
操作性も、案件管理ツールを選ぶ重要なポイントです。操作性の悪いツールでは作業効率が低下して業務に支障が出ますし、現場のスタッフに使ってもらえない可能性まであります。無料トライアルを活用すればチェックできるので、まずは試してみましょう。
自社に適した機能が備わっているか
自社に必要な機能が備わったツールを選ぶのもポイントです。会社によって課題やプロジェクトの環境は異なり、ツールに求める機能も変わってきます。
案件管理ツールは、業種や業務内容を問わない汎用性の高いものから、特定の業界に特化したもの、用途や目的に応じて機能が絞られているものまで、さまざまです。
どのような機能が必要なのか、優先順位をつけて絞り込んでいきましょう。たとえば、リモートワークをするメンバーが多いならチャット機能を重視する、メンバーの人数が多いならドキュメント管理機能を重視するといった具合です。プロジェクトに関わる人が多ければ、ガントチャートやカレンダー機能も重視して選びましょう。
kintoneの案件管理だからできること
さまざまな案件管理ツールがある中で、「kintoneである必要があるか」という点は検討しなければなりません。他のツールではできない、kintoneの案件管理だからできることをご紹介します。
「ポータル」機能で情報の集約
画像引用元：cybozu（https://jp.cybozu.help/k/ja/user/basic/portal.html）
kintneには、ポータル機能が搭載されています。ポータル機能とは、売上に関する情報や、業務に関するコミュニケーションの場を一箇所に集約する機能です。
メールやチャットなど、コミュニケーションを取る方法はありますが、確認漏れなどを防ぐには、関連する情報が一箇所にまとまったkintoneのポータル機能が優れています。
「レポート」機能で登録されたデータを簡単にグラフ化
画像引用元：cybozu（https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/report/whatsgraph.html）
kintoneにはレポート機能が搭載されており、登録されたデータを簡単にグラフ化できます。報告書を作成するために、情報を集計したりグラフを作成したりする手間が省けるため、業務の大幅な時短になります。
グラフは、横棒グラフ、縦棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ、曲線グラフ、面グラフ、曲線面グラフから選択可能です。また、いくつかの項目を掛け合わせて集計を行う、クロス集計表も作成できます。
「通知・リマインダー」機能で対応漏れを防ぐ
画像引用元：cybozu（https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/notification/reminder.html）
kintoneには、対応漏れの防止に有効な通知・リマインダー機能も搭載されています。日時や条件を指定することで、通知やリマインドを受け取れる機能です。
通知は、メールやスマートフォンのアプリなど、確認しやすい方法で受け取れます。通知先の設定もできるため、関係する人全員にもれなく連絡が可能です。
閲覧可能な人を制限できるため機密情報の管理も安心
画像引用元：kintone（https://kintone.cybozu.co.jp/feature/basic.html）
kintoneは、閲覧可能な人を制限するアクセス権の設定が可能です。スムーズに業務を進めるために情報を共有したい、でも機密情報が漏れることは避けたい、といったニーズにもkintoneなら対応できます。
アプリ単位の設定のほか、特定のデータへのアクセス権の設定や、ユーザーごとに閲覧や編集、削除などの操作権限の制御も可能です。
案件の進捗管理の把握・管理
画像引用元：cybozu（https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/process/set_process.html）
kintoneには、プロセス管理という機能があります。案件やタスクのステータスを管理する機能です。ワークフローに沿った進捗管理ができ、誰がどのような対応をしているのか一目で確認が可能。進捗状況の把握や管理が簡単に行えます。
コメント機能により効率的なやりとりが可能
画像引用元：kintone（https://kintone.cybozu.co.jp/feature/basic.html
）
kintoneでは、コメント機能により効率的なコミュニケーションが可能です。変更の履歴や経緯も残るため、どのタイミングで変更されたかメンバー全員が把握でき、データに関するアドバイスや指示もコメント機能で簡単に行えます。過去のやりとりも一箇所にまとまっているため、振り返りや確認も容易です。
案件の進捗状況を活動履歴で管理が可能
サイボウズが提供している営業支援パックは、顧客管理や案件管理、活動履歴のアプリがパッケージになっており、kintoneに追加すれば、これらの機能をすぐに使えるようになります。
アプリの連携によって案件全体を一元管理できるため、活動履歴を登録していくと、案件管理表を開いた時に、案件に紐づくすべての活動履歴が一覧で見られるようになっています。そのため、活動履歴からそのまま進捗状況の把握・管理ができるようになります。
案件の進捗状況を活動履歴で管理が可能
サイボウズが提供している営業支援パックというパッケージアプリをkintoneでは使用可能です。
営業支援パックは、顧客管理や案件管理、活動履歴のアプリがすでに設定されているため、そのまま使い始められます。
営業全体の様子を可視化できるのも、営業支援パックを導入する大きなメリットです。
それぞれのアプリは単体で使えるだけではなく、連携も可能となっています。
顧客情報に紐づけた営業案件を管理でき、進捗状況も容易に確認できます。
外出先でもスマホやタブレットなどで情報にアクセス
出先などからもスマホやタブレットなどで情報の確認や入力ができる点も、kintoneの強みです。時間や場所を選ばず仕事ができるため、外出が多い営業担当者やリモートワークなど、会社にいなくても同じように仕事ができる環境が実現します。
モバイル端末からアクセスする場合は、Webブラウザまたはモバイル用アプリのいずれかを利用します。モバイルアプリならプッシュ通知も受け取れるので、アプリの利用がおすすめです。
＞kintoneの営業管理は何ができる？導入による業務改善効果やkintoneが選ばれる理由を徹底解説！
kintoneの案件管理システム導入事例
案件管理にkintoneを導入する企業は増えています。以下2つはkinotneの公式サイトに掲載されている成功事例です。
実際にどのように利用されているのか、事例から自社での導入をイメージしてみてください。
NDIソリューションズ
NDIソリューションは、kintoneとクラウドサインを連携させることにより、契約の手続きにかかる時間を大幅に短縮することに成功しました。kintone導入前には30分かかっていた契約手続きが、導入後はわずか30秒で済むようになったのです。
従来はエクセルや紙を使って共有作業を行っており、共通の業務基盤はありませんでした。
kintoneの導入によって案件と紐付いた契約書の電子化を実現し、契約書の作成から電子契約、契約書の保管までをシームレスに行えるようになっています。
ペーパーレス化や、テレワークにおける生産性の維持にもkintoneは貢献しています。もともとkintoneによりコミュニケーションや発注業務を行う体制が整っていたことで、新型コロナウイルス感染拡大に伴う緊急のテレワーク移行も、わずか2日で実現。業務を止めることなく事業の継続を可能にしました。
今後は、紙媒体で残されていた契約書の電子化を進めていき、受注から請求書の送付までトータルで自動化することを目指しています。
住友商事
住友商事は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）との連携を視野に入れた案件管理にkintoneを活用しています。
かつては世界中の現場から上がってくる報告書の書式などがバラバラで、案件管理に手間がかかっていたといいます。そのような状況を打破するためにkintoneが導入され、情報基盤として社内に散在していた業務の集約に成功しました。
RPAとの連携では、例えば案件の進捗状況やロボット政策のコスト、目標達成率などを、ダッシュボード上でグラフ化し、見える化を可能にしています。
また、あらかじめkintone上に必要な情報を集約し、共通のデータベースを作っておくことで、担当者や用途ごとに複数の管理表を持つ必要がなくなり、開発工数の最小化にも役立っています。
案件管理ツールとしてはもちろん、今後はRPAに対するインプット情報を提供する基盤としてもkintoneを利用していきたいとのことです。
kintoneで案件管理をもっとラクに！
業務を円滑に進めるために欠かせない案件管理は、kintoneの導入でより楽になります。kintoneの導入によって、散在していた案件情報が集約され、進捗状況などの可視化も容易になります。
自社の課題解決にどのように利用できるかをイメージしながら、導入するかどうかを検討してみましょう。