kintoneをやめた理由を知りたい！挫折しないためにやるべきこと
業務改善プラットフォームの「kintone（キントーン）」を導入し、活用することで業務の効率化や省力化、働き方そのものを変えていくきっかけが得られます。しかし、一度導入したものの、うまく使いこなせずに途中でやめてしまうこともあるでしょう。
どのような部分で多くの方がつまずきやすいのか、またその解決策は何かを把握しておけば、実際に導入した際にスムーズな活用が行えるはずです。この記事では、kintoneをやめた方の理由をご紹介すると共に、有効に活用するための解決策を解説します。
kintoneは使えないの？
「kintone（キントーン）」は、サイボウズ株式会社が提供している業務改善プラットフォームです。基本的な操作は難しくないため、自社の業務に応じた使い方ができます。
しかし、業務効率化のツールはさまざまなものがあるため、なかには「kintoneは使えない？」と疑問を感じる方もいるかもしれません。複数のツールを使っていると、多重入力が発生してしまったり、きちんと管理が行えなかったりするものです。
kintoneでは多くの業務管理ツールを一元管理することが可能であり、むしろ業務効率化につながる点を押さえておきましょう。部署間の連携がうまくいっていない企業において、kintoneを活用することで情報共有などがスムーズになり、管理業務がラクになります。
kintoneをやめてしまう理由や失敗事例などを詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
kintoneをやめてしまう理由
kintoneを導入してみたものの、途中でやめてしまう理由は企業によってさまざまですが、主な理由としては次の点が挙げられます。
- 視認性がよくない
- データの自動連携が難しい
- アプリの整理機能がない
- 容量が少ない
- サポート体制が不十分
- 対応していない関数や数式も存在する
それぞれの点について、さらに詳しく見ていきましょう。
視認性がよくない
kintoneはさまざまな業務ツールを一元管理できるのが強みですが、ホーム画面が1つしかないので視認性がよくないといった点で使いづらさを感じる方もいるでしょう。多くのアプリを利用している場合、必要なアプリを探すのに苦労するといったケースが挙げられます。
ホーム画面を複数設置したり、カスタマイズしたりすることは難しいですが、視認性の悪さを軽減させる方法はあります。「スペース」という機能を利用すれば、サブのホーム画面として使うことが可能です。
また、よく利用するアプリについては、ホーム画面にリンクを設置するといった方法で対処すれば、視認性の改善につなげられるでしょう。
データの自動連携が難しい
kintoneなどの業務改善プラットフォームを利用するメリットとして、外部データを一元化できる点が挙げられます。さまざまなデータを一箇所にまとめることで、業務の効率化を図れるからです。
kintoneでも外部のサービスやアプリと連携することは可能ですが、データの自動連携が難しいと感じられる方もいます。外部データをスムーズに連携させるには、専門知識を備えた外部のサポートなどが必要になるでしょう。
アプリの整理機能がない
kintoneの特徴の一つとして、誰でも手軽に業務アプリを作成できる点が挙げられます。しかし、簡単に作れてしまうことからアプリがどんどん増えてしまい、必要なアプリが見つけづらくなるといったこともあるでしょう。
kintoneにはアプリの配置場所を変えたり、表示する順番を変えたりする機能が備わっていません。そのため、新しいアプリを追加すると、古いアプリは下の見えづらい位置に移動してしまいます。
対処法としては、使わないアプリを定期的に削除するか、スペースを利用してアプリを整理する方法があります。利用頻度の低いアプリをこまめに整理していくことが大事です。
容量が少ない
kintoneのストレージ容量は、どの料金プランでも1ユーザーあたり5GBが割り当てられています。カタログやプレゼン資料を多く用いる企業や部署では、5GBでは足りないといった意見もあるかもしれません。
容量が上限に近づくと通知が送られてくるため、データを整理するか、ストレージ容量を増やすかの方法で対処してみましょう。ストレージ容量は10GB単位で購入することが可能であり、最大で10TBまで容量を増やせます。
サポート体制が不十分
kintoneは公式サイトなどで情報発信を行っていますが、サポート体制が不十分だと感じる方もいるでしょう。動画コンテンツなどを閲覧しても、知りたい情報を検索しづらいといった問題が生じてしまいます。
公式サイトではマニュアルを閲覧できますが、見づらかったり情報量が少なかったりするため、不満を感じてしまう部分もあるでしょう。チャットサポートの導入やマニュアルの充実といった取り組みの実施が期待されています。
対応していない関数や数式も存在する
kintoneには計算ツールが備わっていますが、対応していない関数や数式もあるので注意が必要です。複数の計算式や関数で動くデータを用いている企業であれば、不便さを感じる部分もあるでしょう。
しかし、こうした問題はプラグインの活用で解消できる場合があります。kintoneでは頻繁にアップデートが行われており、使用できる関数や数式は増えています。
何か不具合が生じたときは、まずはアップデート情報を確認してみましょう。
kintoneを使いこなすには開発が必要
kintoneを上手に使いこなすためには、一定程度の開発が必要になるといえます。kintoneのサービスにはさまざまな機能が備わっていますが、イメージ通りの操作性を実現したり、カスタマイズしたりするには、プログラミングの知識が必要になる部分が多いでしょう。
たとえば、使いこなすために必要な開発として、以下のものが挙げられます。
・顧客データベースの構築
・顧客データベースと業務の進捗管理との連携
・同時編集が可能となる仕組み
・ホーム画面などの自由なカスタマイズ
kintoneの導入を検討する際は、社内で専門知識を持った担当者を割り当てられるか、外部のサポートを受けられるかといった点も含めて考えていくことが大事です。
まとめ
kintoneは使い方次第で業務改善につなげられるツールですが、一方で実際に導入してみたものの、うまく使いこなせずに悩んでしまう場合があります。まずは自社で不足しているリソースを洗い出して、kintoneを導入することでどのような業務改善が行えるのかを検討してみましょう。
また、しっかりと使いこなそうとすれば一定程度の専門知識が必要になるため、専門知識を持った担当者もしくは外部のサポートが必要になることがあります。一見デメリットに感じられる部分も、対処法を講じることで問題の解決につながることもあるので、機能面などを含めて自社に合ったサービスであるかをよく検討していくことが大切です。