kintoneによる顧客管理の業務効率化とは？
アプリの作り方やコツについても解説！
顧客情報を蓄積し、分析することで営業のアプローチは大きく変化します。顧客管理はマーケティングでも重要なポイントですが、管理方法によっては作業に手間と時間がかかってしまうことも少なくありません。そこで役立つのがkintoneの顧客管理機能です。
今回は、kintoneで顧客管理をするメリットとその方法を解説します。kintoneの導入を考えているものの、具体的にどのような効果が期待できるのかイメージできないという方は、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneで実現する顧客管理の業務効率化
kintoneには次のようなメリットがあり、顧客管理業務の大幅な効率化が期待できます。
- 情報の一元管理ができる
- 顧客情報を常に最新の状態に保てる
- どこからでも情報を確認・分析できる
情報の一元管理ができる
kintoneを使えば、顧客情報や案件情報を一元管理できます。システムを導入せずに顧客の管理をしている場合、顧客の名刺や案件ファイルなどの保管場所が散在してしまい、顧客の情報を探すのに時間がかかるケースも少なくありません。
kintoneを使えば、クラウド上に集約した顧客や案件の情報が社内で共有され、見える化されます。これにより、情報の分散や二重対応、対応漏れを防止でき、顧客管理や案件管理などの業務の効率化が実現します。
顧客情報を常に最新の状態に保てる
kintoneを使うと、顧客の情報を常に最新の状態に保つことができます。顧客情報が社内で共有されることで、社員や顧客の状況に応じて顧客にどうアプローチするのか、マネジメントもしやすくなるでしょう。
過去の対応状況や進捗状況もすぐに確認できるため、個人ではなく社内のチームで案件に対応できるようになります。担当者の変更による引き継ぎもスムーズです。
どこからでも情報を確認・分析できる
kintoneは、情報がクラウド上で管理されます。そのため、社内だけでなく出先や家など、どこからでも情報の確認や分析ができるのが特徴です。
出先から情報の確認はできても、分析までできるシステムは多くありません。kintoneなら出先などで情報を分析し、どのように顧客にアプローチをするかといった戦略を立てることが可能です。
会社に戻らなくても迅速な対応ができ、業務の効率化を図れます。近年増加している在宅勤務との相性もよいでしょう。
kintoneでの顧客管理アプリの作り方の基本
kintoneのアプリは、専門的な知識やスキルがなくても作成できるのが大きな特徴です。ここでは、kintoneで顧客管理アプリを作成する基本的な方法を紹介します。
1.顧客管理アプリ用のスペースを作る
顧客管理アプリを作成するには、まず部署やチームごとに「スペース」を作成する必要があります。スペースとは、いわばアプリを入れておく場所、箱のようなものです。
まずはkintoneを開き、「スペース」の右側の＋（プラス）ボタンから「スペースを作成」を選択します。スペース名には、部署名などの任意の名前を入力し、メンバーは登録せずに「スペースのポータルと複数のスレッドを使用する」のチェックリストにチェックを入れてから保存をします。
スペースの名前やスペースに参加するメンバーは、後から変更や追加が可能です。
2.顧客管理アプリを作成する
スペースの作成が完了したら、アプリの作成に入ります。
まずスペース内の右側にある「アプリ」の＋（プラス）ボタンを押し、「はじめから作成」を選択しましょう。作成画面には「文字列」や「数値」などのパーツが用意されており、それをフォームにドラッグ＆ドロップするだけでアプリが作成できます。
エクセルや顧客台帳で顧客の管理をしている場合は、その項目を配置していきましょう。配置したパーツにカーソルを合わせ、歯車アイコンの「設定」から顧客管理をしたい情報を登録し、保存をしていきます。
必要な項目の配置が完了し、「アプリの公開」をするとアプリに情報を登録できるようになります。アプリ内の項目の変更は、アプリ右上にある歯車アイコンから、作成時と同じ方法で行えます。
＞kintoneの基本的な使い方を徹底解説！上手に活用して企業の生産性向上を
kintoneで効率的な顧客管理を実現するコツ
kintoneは、使い方を工夫することで、さらに業務の効率化を加速できます。kintoneで顧客管理をする際のポイントは以下の通りです。
業務ごとアプリを分ける
kintoneを使って効率的に顧客管理をしたいなら、業務ごとにアプリを作るのがコツです。同じ内容の仕事をしているチームのメンバーごとにアプリを作ることで、そのチームに必要な情報を効率よく共有できます。
必要のない情報まで共有してしまうと、「自分のチームには関係ないから」とその情報をチェックしなくなったり、確認に無駄な時間を取られたりします。
営業・管理・サポートなど、チームごとにアプリを作成し、それぞれが’必要とする情報だけを確認できるシステムを構築すれば、業務効率はさらにアップするでしょう。
アプリはできるだけシンプルに作る
アプリをできるだけシンプルにするのもコツです。業務を効率よく進めるには、「誰でも簡単に使えるアプリ」でなければなりません。入力項目が多い複雑なアプリは、入力に手間取り、時間がかかって非効率です。
入力の手間を極力減らしながら、顧客管理に必要な情報を確実に登録してもらえる設計にしましょう。例えば、確実に登録して欲しい項目はドロップダウンで入力できるようにし、そのほかは文字列での手入力にするといった方法です。
kintoneは簡単にアプリの項目の追加・変更・削除ができるので、実際に運用しながら改善していけます。
ルックアップ機能で複数のアプリを連携する
kintoneには「ルックアップ機能」が搭載されており、ほかのアプリで登録された情報を参照したり、その情報をコピーしたりできます。
この機能によって、顧客情報を別アプリからルックアップ機能でコピー・入力すれば、作業時間の大幅な短縮が可能です。手入力による入力ミスを防げるメリットもあります。
ただし、ルックアップ機能によりコピーされる情報は、ルックアップを実行した時点の情報です。参照（コピー）元の情報が変更されても、参照先の情報は更新されないので注意しましょう。
アプリ間の情報更新はプラグインで自動化する
アプリ間の情報更新は、プラグインで自動化するのもおすすめです。ルックアップ機能は参照元の情報が更新されても、参照先のアプリの情報は更新されないため、顧客の社名などが変わった際に手動で変更しなくてはいけません。
手入力は業務の圧迫、ヒューマンエラーの原因となるため、プラグインで自動化して効率化を図りましょう。
プラグインを使えば、kintoneの標準搭載機能では不足する部分を簡単に補えます。情報更新以外にも、さまざまなプラグインが公開されており、無料でも使いやすいものが多くあります。必要に応じてプラグインを導入することで、さらなる業務効率化を図りましょう。
関連レコード一覧で見たい情報だけを絞り込む
kintoneには、「条件に一致したレコード」を表示できる「関連レコード一覧」機能が搭載されています。この機能では、同じアプリだけでなく、ほかのアプリの内容も表示されます。そのため、案件と顧客のデータを別のアプリで保管している場合でも、レコード一覧機能を使って顧客に紐付いた案件情報を表示することが可能です。
関連レコードは、ワンクリックで詳細を確認でき、参照先のレコードが更新された場合は関連レコード一覧データも更新されます。
関連レコード一覧を表示させるには、アプリ作成時に「関連レコード一覧フィールド」を配置し、参照したいアプリ、紐づけるフィールド、一覧に表示させたいフィールドを設定するだけでOKです。
kintoneの顧客管理を使った成功事例
kintoneを使って顧客管理に取り組んだ事例を紹介します。以下2つはkinotneの公式サイトに掲載されている成功事例です。
エネチェンジ
電力・ガスの見直しサービスサイトを運営するエネチェンジは、2016年からkintoneを導入しています。kintoneを導入する前は数千にも及ぶ顧客情報をExcel形式のスプレッドシートで管理していました。
しかし、データが増えていけばその分容量も重く動作しづらくなり、さらに行を追加することで計算式がズレてしまい、結果的に顧客への連絡が漏れてしまうこともあったそうです。
こうした問題を解決しようとkintoneが導入されました。スプレッドシートで扱っていた情報をすべて集約し、顧客の専任担当者も設定することにより、抜けがない密なサポートを実現しています。
かつては家庭向け電力自由化に伴う問い合わせの増加に対応が追いつかない状況が続いていましたが、kintoneの導入によって情報管理が効率化され、CMを見た顧客からの問い合わせにも十分な対応が可能になりました。
導入後には従来の15倍もの案件を抱えるようになり、成約の大幅な増加につながっています。
リーグル
BtoBマーケティングや新規営業分野での事業展開を手掛けるリーグル株式会社は、多くの顧客に対してセールス・マーケティング支援を行っており、数万件ものExcelデータを取り扱っていました。
しかし、この膨大なデータに複数人が同時にアクセスすることで、ファイルが動作しなくなることも多かったそうです。また、各担当者でExcelデータを分けて各自営業に取り組んでいましたが、営業後に再度エクセルを統合・集計していたため、その作業にも時間が掛かっていました。
脱Excelを実現するため、リーグルではkintoneが導入されます。結果として脱Excel化は成功し、ファイルの分割や統合・集計作業がすべて不要になり、年間400時間もの作業時間削減を実現しています。
kintoneで顧客管理を効率化
今回はkintoneで顧客管理を行うメリットと活用のコツを紹介しました。顧客や案件の情報は属人的に管理すると煩雑化しやすく、Excel管理では動作が遅くなるなどのデメリットもあります。
kintoneなら顧客情報をすべて一元管理でき、どこからでも情報の確認と分析が可能になります。現代のリモート環境での勤務ともマッチします。
kintoneは2万社以上の導入実績を誇り、多くの会社が業務効率化を実現しています。顧客管理の効率化に悩んでいる方はぜひ導入を検討してみてください。
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