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kintoneで予約管理の仕組みを構築！解決できる課題やメリットを紹介
予約管理は、多くの企業や組織にとって重要な日常業務の一つです。しかし、紙やExcelでの管理では、転記ミスや二重予約が起こりやすく、業務効率の低下につながりかねません。
kintoneなら、標準機能だけで簡単な予約管理システムを構築でき、プラグインを活用することでさらに高度な運用も可能です。この記事では、kintoneを活用した予約管理システムの構築方法、解決できる課題、メリットについて詳しく解説します。
【この記事で分かること】
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kintoneで予約管理システムを構築する方法
kintoneで予約管理システムを構築する方法は、主に以下の2つが挙げられます。
- 標準機能を用いる
- プラグインや外部サービスを活用する
ここでは、上記の方法について詳しく見ていきましょう。
標準機能を用いる
kintoneには、標準機能として業務用アプリの作成機能が備わっています。予約受付の仕組みそのものを作るには追加の仕組みが必要ですが、予約台帳としてのシステムであれば直感的な操作で簡単に作成可能です。
必要な項目をドラッグ＆ドロップで配置して公開するだけで、予約情報の入力画面が完成します。
予約情報は一覧画面で閲覧でき、『問い合わせ管理』などのサンプルアプリをそのまま活用する、自社向けにカスタマイズするといったことも可能です。
また、既存のExcelファイルを読み込んでアプリを作れるため、すでにExcelで管理している予約情報もスムーズに移行できます。
プラグインや外部サービスを活用する
標準機能だけでは対応できない予約受付の仕組みも、プラグインや外部サービスを連携させれば実現できます。ただし、プラグインや外部サービスを利用するにはスタンダードコース以上の契約が必要です。
| ライトコース | スタンダードコース | ワイドコース | |
| 月額料金／1ユーザー （最小ユーザー：最低料金） | 1,000円 （10人：10,000円） | 1,800円 （10人：18,000円） | 3,000円 （1,000人：300万円） |
| 外部サービス連携、プラグインなどの拡張機能の利用 | できない | できる | できる |
kintoneの利用料だけでなく、ツール自体の利用料や連携費用がかかる場合もあります。
ここでは、kintoneでの予約管理システムに活用できる2つのプラグインを紹介します。
FormBridge
画像引用：https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/toyokumo006.html
『FormBridge（フォームブリッジ）』は、kintoneと連携できるWebフォーム作成ツールです。kintoneと同じような操作感で予約フォームを作成でき、生成した埋め込みコードを自社ホームページに貼り付けるだけで、Web上から直接予約を受け付けられます。
フォームに入力された情報は自動的にkintoneに保存されるため、予約情報を手入力や転記する手間がかかりません。また、条件分岐やステップフォーム機能を利用して、「ディナーを選択したらランチメニューを非表示にする」など、状況に応じた表示切り替えも可能です。
ユーザーの入力負担を軽減できるだけでなく、従来の電話やメールでの調整作業にかかっていた時間の削減にもつながります。
■費用（月額）7,000円～
※30日間の無料トライアルあり
カレンダーPlus
画像引用：https://radical-bridge.com/product/calendarPlus.html
会議室や備品などの社内の予約管理では、フォームによる受付機能が必ずしも必要でないケースもあります。むしろ、空いている日時を各々確認して、借りたい人がカレンダーを埋めていくやり方のほうがスムーズなこともあるでしょう。
そんな場合に便利なのが『カレンダーPlus』です。視覚的にスケジュールを把握しやすく、「会議室の予約」「備品の予約」といった管理項目ごとにカレンダーを分けられるため、用途ごとの予約状況を簡単に確認できます。日時の変更もドラッグ＆ドロップで行えるので、操作も簡単です。
さらに、買い切り型なので定期的なコストがかからない点や、導入時のkintoneユーザー数に応じた初期費用だけで、利用人数が増えても追加料金がかからない点も魅力です。
■費用（買い切り）1～20名まで189,800
※導入時典での利用人数に応じて決定
※期間なしの利用可（警告表示あり）
kintoneで解決できる予約管理にありがちな課題
kintoneで予約管理システムを構築すると、予約管理でよくある課題を解決できます。特に多く見られる課題は、以下の3つです。
- 紙・手作業による予約管理の煩雑さ
- 転記ミスなどによる二重予約・予約内容の間違い
- データの活用不足
ここでは、上記の課題と、kintoneによる解決策について詳しく解説します。
紙・手作業による予約管理の煩雑さ
従来の予約管理では、電話・メール・FAX・口頭で受けた内容を紙の予約台帳に記入し、さらにExcelに転記して管理するという多段階の作業が必要でした。変更があればその都度修正し、日によっては予約リストを一から作り直すこともあります。このような手作業では、予約数が増えるほど空き状況の確認や転記・修正作業に時間がかかってしまうのが課題です。
kintoneを活用すれば、Webフォーム経由で受けた予約情報をそのままデータとして記録できるほか、予約リストの一覧表示や検索も容易になります。また、クラウドサービスのため、インターネット環境さえあれば場所を問わずアクセスでき、常に最新の予約情報を確認しながら効率的に管理を行えるのが特長です。
転記ミスなどによる二重予約・予約内容の間違い
手書きや転記による予約管理は書き間違いや入力ミスが発生しやすく、電話予約では聞き間違いが起こるリスクもあります。さらに、別の業務に追われて予約台帳への記入を忘れてしまうケースも考えられるでしょう。
こういったミスは二重予約や予約内容の誤りにつながり、顧客からの信頼低下を招くと同時に、発覚した際の解決に追われる時間も発生します。
kintoneを活用すれば手作業を限りなく減らせ、人為的ミスを大幅に防げます。電話予約を廃止し、kintoneを活用した予約管理に移行することで、ヒューマンエラーを最小限に抑えられるでしょう。
データの活用不足
予約データは、適切に管理すればマーケティングや業務改善に活用できる貴重な情報です。しかし、紙やExcelを使っていると、情報が散逸しやすく、分析に使える形で整理するのが難しいという声も少なくありません。
kintoneを活用すれば、蓄積された予約データを条件指定するだけで簡単にグラフ化が可能です。顧客属性別の利用傾向の把握、繁忙期や閑散期の分析、ターゲットを絞ったキャンペーン立案など、ビジネスの成長につながるデータ活用をスムーズに行えます。
予約管理システムの構築にkintoneを活用するメリット
kintoneで予約管理システムを構築することで、実務効率の向上だけでなく、戦略的なメリットも得られます。主なメリットは、以下の2つです。
- システムの構築や運用がしやすい
- さまざまな業務に予約情報を活用できる
ここでは、上記のメリットについて詳しく解説します。
システムの構築や運用がしやすい
kintoneは、専門的なITスキルがなくても、予約管理に必要なシステムを簡単に構築できるのが魅力です。システムを調整したいときも外部に依頼せず社内で完結するので、待ち時間やコストも抑えられ、スムーズに進められます。
また、はじめは予約台帳のみをkintoneでの管理に移行し、運用に慣れてから予約受付フォームや外部連携を追加するなど、段階的にシステムを拡張していくことも可能です。
さまざまな業務に予約情報を活用できる
kintoneはアプリ間のデータ連携が可能なため、予約管理で得た情報を他の業務にも活かせます。
例えば、予約時に取得した氏名や電話番号などの情報を、顧客管理アプリと連携することで、セミナー参加者をそのまま顧客リストに追加することが可能です。フォロー営業やリピート施策など、次のアクションに役立てられます。
手作業での転記が不要になるため、入力ミスを防ぎつつ、予約データを幅広い業務で効率的に活かせるでしょう。
まとめ
予約管理は、多くの組織において重要な業務です。従来の紙やExcelベースの管理では、手作業による煩雑さや人為的ミスが避けられず、蓄積されたデータを活かしきれないという課題がありました。
kintoneを活用すれば、予約台帳を標準機能で手軽に構築できるうえ、フォーム受付やカレンダー管理など、プラグインによる高度な運用にも対応可能です。システムの構築も簡単で、段階的に機能を拡張できる柔軟性も魅力の一つです。
さらに、アプリ間のデータ連携を活用することで、予約情報を営業・マーケティング・顧客対応などの幅広い業務に展開できます。
「自社に合った予約管理システムを構築したい」「効率的に運用したい」とお考えなら、トムスにご相談ください。自社の業務にフィットした予約管理システムを構築したい場合は、アプリ開発も可能です。伴走支援やレクチャー教室を通じて、一貫してkintone活用をサポートします。