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kintoneで労務管理の課題は解決できる？具体例や便利な機能を解説
企業の人事部門では、勤怠管理や給与計算、休暇申請、人事評価など、多くの業務を並行して処理しています。これらの労務管理は経営基盤となる業務である一方で、扱う情報が膨大であり、入力ミスや確認漏れといったトラブルが発生しがちです。
kintoneを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、目的に応じた労務管理アプリを簡単に作成できます。データの共有や申請の自動化が進むことで、業務効率化はもちろん、人的ミスの防止にもつながるでしょう。
本記事では、kintoneで実現できる労務管理の具体例から、便利な機能まで詳しく解説します。労務管理のデジタル化を検討している企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
【この記事で分かること】
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kintoneで労務管理の課題は解決できる？
労務管理に関わる業務は、勤怠管理、給与計算、休暇申請、人事評価など多岐にわたり、扱う情報も膨大です。
これらの情報を紙やExcelで管理すると、データが散在して情報検索が非効率になったり、データが紛失したり、入力・集計ミスが発生したりするリスクが高まります。
kintoneなら、目的に応じた業務アプリをノーコードで簡単に作成できるため、こうした労務管理の課題を解決することが可能です。
サンプルアプリをそのまま活用することはもちろん、カスタマイズして自社に最適な形で運用することもできます。
画像引用：https://jp.cybozu.help/k/ja/app/app_tutorial.html
労務管理に特化した専用ツールもありますが、kintoneなら労務管理とそれ以外の業務改善も同時に進められるため、複数のツールを使い分けるよりコストを抑えられます。さらに、情報を一元化できるため、部門間でデータが分断されず、業務全体の効率化が可能です。
kintoneで実現できる労務管理
kintoneは自由に業務アプリを作れるため、広範囲における業務改善が可能です。ここでは、kintoneで対応できる労務管理の具体例を6つ紹介します。
- 社員名簿
- 採用
- 人事評価
- 勤怠
- 申請・承認
- 職場環境
社員名簿管理
「社員番号」「氏名」「ふりがな」「生年月日」「入社年月日」といった項目を組み合わせることで、社員情報を一元管理できるアプリを作成できます。
検索や絞り込み機能も充実しており、部署別・採用形態別など、必要な条件で社員情報をすぐに抽出可能です。また、貸与物や返却状況といった項目を追加すれば、退職時のチェックもスムーズになります。
kintoneには社員名簿のサンプルアプリが用意されているため、導入後すぐに運用を始められます。また、自社のルールに合わせて柔軟にカスタマイズすることも可能です。
＜イメージ例＞
採用管理
採用管理も、kintoneによる効率化が可能な分野です。応募者の氏名や連絡先などの基本データに加え、履歴書のファイル添付、面接担当者の氏名、合否、担当者のコメント、結果の連絡日や連絡状況といった情報も一元管理できます。
求人サイトを複数利用している場合でも、応募者情報をまとめて管理できるため、対応漏れや対応遅れによって優秀な人材を取り逃す事態を防ぎやすいです。
また、各項目で集計も行えるので、職種別の応募数などの分析から採用戦略の改善に役立てられます。
＜イメージ例＞
人事評価管理
人事評価管理アプリを作成する際は、従業員の基本情報や、評価ランク、昇給額、評価コメントなどの項目を組み合わせます。
従業員ごとのページではコメントのやり取りも行えるため、複数の評価者がいる場合でも、Web上で評価内容を共有しながら議論が可能です。
さらに、kintoneでは「だれが」「どの項目を」「どのように変更したか」という操作履歴が残ります。例えば評価ランクがAからBに変更された場合に、その理由を追跡・議論でき、透明性の高い評価プロセスを実現できます。
＜イメージ例＞
勤怠管理
勤怠管理アプリは、従業員の氏名や出勤・退勤時刻、休憩の開始・終了時刻といった項目を組み合わせて作成できます。
従業員自身に入力してもらうことで、日々の勤怠データを管理可能です。入力した時間に応じて残業時間や合計勤務時間を自動算出する仕組みも構築でき、申請形式にすることで管理者による確認や必要に応じた修正・差し戻しもスムーズに行えます。編集履歴が残るため、変更理由の追跡も可能で、改ざん防止にも有効です。
ただし、雇用形態や勤務時間が複数ある場合はアプリの作成が複雑になるため、自社の勤務形態に応じて利用を検討するか、専門家にアプリ開発を依頼するのがおすすめです。
＜イメージ例＞
＞＞トムスは伴走支援やアプリ開発を通じてkintoneの活用をサポート
申請・承認管理
kintoneでは、物品購入、交通費精算、休暇申請など、業務上のさまざまな申請・承認フローをアプリ化することが可能です。
例えば、物品購入の申請アプリであれば、申請者、承認者、購入したい商品、購入目的などの項目を設定し、プロセス管理を組み合わせることで、ワンクリックで申請・承認・差し戻しを行える仕組みが構築できます。承認状況は一覧からリアルタイムに確認でき、操作のたびに自動通知を送る設定も可能なため、見落としが起きにくいスムーズな運用が実現します。
また、kintoneはクラウドサービスであるため、スマートフォンやタブレットからも申請・承認でき「上司が不在で承認が滞る」といった課題も解消できるでしょう。さらに、蓄積されたデータを集計すれば、月間・年間の申請金額を可視化でき、経費管理や業務改善にも役立ちます。
＜イメージ例＞
職場環境の管理
キャリアや人事評価の基準、福利厚生、有給休暇の取得方法など、従業員からよく寄せられる質問を一覧化するアプリを作成すると便利です。
これにより、人事担当者が同じ質問に何度も回答する手間を省けます。知りたい情報をいつでも確認できるため、従業員目線での利便性も高まります。
また、検索窓にキーワードを入力したり、AI機能を活用して質問を投げかけたりすれば、目的の情報にすぐアクセス可能です。
＜イメージ例＞
また、匿名で投稿できる設定にすることで、社員のアイデアや改善要望を自由に募集できる「アイデア箱」としても活用できます。これにより、社員の声を反映した働きやすい職場環境づくりにつなげられるでしょう。
kintoneでの労務管理をより便利に安全にする機能
kintoneはさまざまな業務に対応できる強力な機能を備えています。ここでは、労務管理をより効率的かつ安全に行うための実用的な機能として、以下の6つを紹介します。
- 申請・承認フローと通知
- 関数・演算子
- ルックアップ
- 関連レコードの一覧表示
- 分析
- アクセス権
申請・承認フローと通知
引用：https://kintone.cybozu.co.jp/solutions/purpose/workflow.html
「プロセス管理」や「通知」の設定を活用することで、申請・承認の一連のフローをアプリ上で構築できます。プロセス管理を設定すると申請ボタンや承認ボタンを設置でき、クリックするだけで任意の担当者へ自動で承認依頼が送られるのです。
具体的には、A氏がB氏へ承認を申請すると、B氏に申請依頼が自動で通知され、承認または差し戻しが行われた際には結果がA氏に通知されます。さらに、条件に応じたフローの分岐も設定可能です。例えば、物品購入の申請が1万円未満であれば課長へ、1万円以上の場合は部長へ承認依頼が届くように設定できます。
「課長確認中」や「承認」といったステータス状況も表示されるため、申請の滞りもすぐに発見できるでしょう。
関数・演算子
関数や演算子を活用することで、入力作業の効率化や、データの正確性、整合性を保てます。具体的には、以下のような形で活用できます。
- 1ヶ月の総労働時間を算出
- 経費精算で1万円未満なら「申請は不要です」、1万円以上なら「申請が必要です」と表示
- 人事評価で、評価点に応じてAやBといったランクを表示
- 日付の形式を統一
- 指定した桁数で四捨五入
▽タイムカードアプリで「勤務開始・終了時刻」「休憩時間」を入力した際に、自動で1日の勤務時間を算出させた例
引用：https://kintone.cybozu.co.jp/material/pdf/kintone_guidebook_vol02.pdf
ルックアップ
ルックアップは、異なるアプリ間のデータを呼び寄せる機能です。
例えば「社員名簿管理アプリ」と「人事評価管理アプリ」を連携させる場合、人事評価管理アプリで社員番号を入力するだけで、氏名や所属といった情報を自動で取り込めます。リストから従業員を選択するだけでも反映されるため、手入力の手間を大幅に削減でき、入力ミスや表記ゆれの防止にもつながります。
また、元データを参照して取り込む仕組みのため、データの整合性を保ちやすい点もメリットです。ただし標準機能では、元データを更新しても自動反映されません。定期的な一括更新を行うか、APIを利用してリアルタイム同期の仕組みを構築する必要があります。
関連レコードの一覧表示
関連レコードの一覧表示は、条件に一致したレコード（データ）を一覧表示させる機能です。
例えば、「社員名簿管理アプリ」と「人事評価管理アプリ」を関連付けておくと、社員名簿アプリでAさんのページを開いた際に、Aさんの過去の人事評価データも一覧表示されます。
2つのアプリ間を移動せずに必要なデータにたどり着けるでしょう。
分析
kintoneでは、アプリに蓄積されたデータをもとにグラフを作成できます。縦棒・横棒、円、折れ線、曲線、面、曲線面という多彩なグラフ機能が用意されています。
例えば、勤怠管理アプリのデータを活用することで、月ごとの残業時間や年間の有給休暇取得率をグラフ化し、働き方の傾向を視覚的に把握することが可能です。
部署や従業員ごとに残業時間の偏りが確認できれば、その原因を特定し、改善策の検討に役立てられます。
アクセス権
アクセス権は、情報の種類や重要度に応じて細かく設定できます。
kintoneは自由にアプリを作成できるため、業務上のさまざまなデータの一元管理が可能です。しかし、すべてのデータを誰でも閲覧・編集できる状態にすると、情報漏えいや誤操作によるデータ消失、書き換えのリスクが生じます。また、個人情報や人事評価といったプライバシー性の高いデータを誰でも見られてしまうと、不信感につながります。
そのため、アクセス権の設定は適切に行わなければなりません。例えば、「人事評価アプリは評価担当者のみに閲覧・編集を許可する」「社員名簿管理アプリでは自分の情報だけを閲覧可能にし、編集は制限する」といった設定が考えられます。
まとめ
kintoneは、目的に応じた労務管理アプリを簡単に作成できるプラットフォームです。社員名簿管理、採用管理、人事評価管理、勤怠管理、申請・承認管理、職場環境の管理など、労務管理に関する幅広い課題を解決できます。
一方で、労務管理で扱う情報は膨大であるため、アプリの数が増え、設定や運用が複雑になりがちです。快適に利用するためには、自社に最適化したアプリ開発が欠かせません。
トムスでは伴走型の支援や、自社に最適化したkintoneアプリ開発、実践的なレクチャー教室を通じてkintoneの導入・運用をサポートいたします。「kintoneの基礎を理解したい」「アプリの設計についてアドバイスをもらいたい」「この業務課題を解決できるか確認したい」といったご相談に丁寧に対応しますので、まずはお気軽にご相談ください。
kintoneの機能を最大限に活用して、一緒に労務管理の課題を解決していきましょう。