kintoneアプリの作り方は？便利な機能や作成時のポイント

業務を効率化するために専門のシステムの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。しかし、カスタムシステムの開発には高額な費用と時間がかかるため、導入を躊躇する企業も少なくありません。kintoneなら、プログラミングの専門知識がなくても、自社の業務に合わせたオリジナルの業務システムを簡単に作成できます。

本記事では、kintoneアプリの基本的な作り方、実際の作成手順、運用時のポイントについて詳しく解説します。「どこから手を付ければいいのか」「どのように設計すれば使いやすいのか」「社内で運用できるか不安」と悩んでいる担当者様は、ぜひ参考にしてください。

＞＞トムスのkintone支援サービスを詳しく見る

＞＞kintoneとは？概要や特徴をわかりやすく解説

kintoneアプリの作り方

kintoneアプリの作り方は大きく分けて4つあります。自社の要件や既存データの状況に応じて、最適な方法を選択することが重要です。

ここでは、それぞれの作り方について詳しく解説していきます。

ゼロから作る

まずは、パーツを自由に組み合わせてオリジナルの業務システムを作成する方法です。自社の業務内容やフローに最適化されたアプリを一から設計したい場合に適しています。

kintoneのアプリ作成画面には、「フィールド」と呼ばれる入力項目が左側に並んでいます。「フィールド」を右側の作業スペースにドラッグ＆ドロップして配置することで、入力フォームの構築が可能です。

例えば、顧客リストアプリを作成する場合、「文字列（1行）」フィールドを追加し、フィールド名を「先方担当者名」と設定すれば、顧客名を入力する欄が完成します。

このように、アプリの目的に合わせて必要なフィールドを組み合わせることで、簡単に作成可能です。

ExcelやCSVを読み込んで作る

ExcelやCSVファイルを読み込んでアプリを作成する方法は、既存のデータをそのままkintoneに移行したい場合に非常に有効です。

この方法では、ファイルの内容に応じたアプリの生成からデータ入力までが自動的に行われます。そのため、アプリを一から作成し、所有するデータを手入力する手間を省くことが可能です。

例えば、Excelに「会社名」「部署」「先方取引名」といった項目がある場合、それをもとにアプリのフィールドが自動で配置され、同時にExcelデータも入力済みの状態でスタートできます。

画像引用：https://jp.cybozu.help/k/ja/app/setup/app_csv/add_app_excel.html
▽

画像引用：https://jp.cybozu.help/k/ja/app/setup/app_csv/add_app_excel.html

また、読み込み精度を高めるために、Excelファイルは事前に整えておくのがおすすめです。

アプリを作成する際は、ポータル画面にあるアプリの『＋』ボタンをクリックし、『Excelを読み込んで作成』または『CSVを読み込んで作成』を選択してください。

サンプルアプリを調整する

サンプルアプリとは、目的に合わせて必要なフィールドがあらかじめ配置されたアプリのひな型です。例えば『顧客リスト』というサンプルアプリには、顧客情報の管理に必要なフィールドが最初から配置されています。

画像引用：https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/031-kokyaku-list.html

サンプルアプリは、そのまま利用することも、フィールドの追加や削除、レイアウトの変更などのカスタマイズも可能です。目的に合うサンプルアプリがあれば、ゼロから構築するよりも手間をかけずにアプリを作れます。

サンプルアプリはkintoneのアプリストアから簡単に追加でき、すべて無料で利用可能です。

＞＞kintoneのアプリは無料？利用の流れやできないことを解説

既存アプリのデータを活用して作る

既存アプリのデータを活用してアプリを作成する方法も、一からアプリを作るより手間を省けます。作成方法は以下の3つです。

いずれも、ポータル画面にあるアプリの『＋』ボタンをクリックし、「新しくアプリをつくる」から行えます。

＞＞トムスのkintone支援サービスを詳しく見る

kintoneアプリの作成手順

kintoneアプリの作り方は4つありますが、ここでは基本となる「はじめから作成」を使って、顧客リストアプリを作る手順を例に紹介します。

実際の作成プロセスを理解することで、自社の業務に最適なアプリ構築がスムーズに進められるでしょう。

【1】アプリ作成画面を開く

まず、ポータル画面にあるアプリの『＋』ボタンをクリックし、『はじめから作成』を選択してください。

すると、アプリ作成画面が表示されます。

画像引用：https://jp.cybozu.help/k/ja/app/setup/create_app/tutorial.html

【2】フィールドを配置する

作成するアプリの目的に応じて、必要なフィールドを配置していきましょう。

今回は顧客リストアプリを作成するので、以下の項目を配置していきます。

フィールドには、さまざまな種類があります。

ここでは、特に便利なフィールドをいくつか見ていきましょう。

ラジオボタン・チェックボックス・ドロップダウン・複数選択フィールド

画像引用：https://kintone.cybozu.co.jp/support/arukikata/pages/02-05.html

以下の4つのフィールドは、毎回決まった選択肢から入力を行う場合に便利です。

計算フィールド

画像引用：https://kintone.cybozu.co.jp/support/arukikata/pages/02-05.html

計算フィールドを使うと、入力した数値をもとに自動で計算結果を表示できます。手作業で計算する手間を省けるため、入力ミスを防ぎ、作業効率を大幅に向上させられるでしょう。

単価や数量の入力欄は『数値フィールド』を、その合計金額を算出する部分には『計算フィールド』を配置します。また、『テーブルフィールド』を活用すれば、複数の商品やサービスを種類ごとに計算でき、必要に応じて行を自由に増減することが可能です。

ルックアップフィールド

画像引用：https://kintone.cybozu.co.jp/support/arukikata/pages/02-05.html

ルックアップフィールドを使うと、ほかのアプリにある情報を簡単に取得して、自動で入力欄に反映できます。例えば、見積書アプリで顧客情報を入力する際、顧客リストアプリの氏名・会社名や、商品情報アプリの品目名・単価を手入力せず取り込めます。

入力作業の手間を大幅に削減でき、ヒューマンエラーも防げるでしょう。

関連レコード一覧フィールド

画像引用：https://kintone.cybozu.co.jp/support/arukikata/pages/03-05.html#section03

関連レコード一覧フィールドは、条件に一致したデータを一覧表示します。同一アプリのデータだけでなく、ほかのアプリにあるデータも表示できるのが大きなメリットです。

例えば、顧客データと案件データを別々に管理している場合、このフィールドを使えば顧客に紐づく案件情報を一画面でまとめて確認できるようになります。これにより、別のアプリを開いて該当のデータを探す手間が省け、作業効率がアップします。

【3】フィールドを調整する

フィールドを配置したあとは、見やすさや入力のしやすさを意識して整えていきましょう。

• フィールドの大きさを調整する
  フィールドは、伸ばしたい方向にドラッグするだけで横幅や縦幅を簡単に変更できます。全体のバランスや入力内容のボリュームに応じて調整しましょう。

• フィールド名などを変更する
  各フィールドの右上にカーソルを乗せると歯車のアイコンが表示されるので、『設定』をクリックします。

表示された画面で任意のフィールド名を入力、あるいはフィールド名を表示させないことも可能です。フィールドへの入力を必須項目にすれば、入力漏れを防止できます。

すべてのフィールドを調整すると、以下のようになります。

【4】アプリの名称とアイコンを変更する

作成したアプリが複数ある場合、どれがどの業務用なのかが一目でわかるように、アプリの名称とアイコンの設定を行いましょう。

例えば、部署別に日報アプリを作成している場合、すべて「日報」としてしまうと区別がつきません。そのため、「営業部｜日報」「総務部｜日報」のように一目で内容がわかる名前にすると効果的です。

アイコンはあらかじめ用意されたものを使用することもできますが、オリジナルのアイコンを設定することも可能です。

【5】アプリを保存・公開する

左上にある『フォームを保存』をクリックし、次に右上にある『アプリを公開』をクリックすると、アプリを利用できるようになります。

引用：https://jp.cybozu.help/k/ja/app/setup/create_app/tutorial.html

公開したアプリは、ポータル画面のアプリから確認可能です。

kintoneアプリを作る際のポイント

kintoneの大きな強みは、誰でも簡単にアプリを作成できる点です。しかし、その自由度の高さゆえに、設計や運用に関する工夫が欠かせません。

ここでは、アプリを作成する際に押さえておくべき、以下のポイントについて解説します。

• アクセス権限などの設定を行おう
• アプリを整理しよう
• マスタアプリは管理者が作成しよう
• アプリの設計ルールを整備・周知しよう

アクセス権限などの設定を行おう

アプリをより便利に、そして安全に運用するために、アプリの作成とあわせてアクセス権などを設定しておきましょう。

アプリの作成画面にある『設定タブ』では、以下のような設定が行えます。

※一例

アプリを整理しよう

アプリを作成したものの、時間が経つにつれて使わなくなってしまうケースは少なくありません。そのまま残しておくと、目的が重複するアプリがある場合にどちらを使えばよいか迷い、業務に混乱が生じる可能性があります。

そのため、不要になったアプリは定期的に削除して整理しましょう。また、アプリを増やしすぎると管理が複雑になるため、作成前に本当に必要かを見極めることも大切です。

アプリの数が多くなった際は、プラグインを使ってアプリをカテゴリ分けすると目的のアプリを探しやすくなります。作成中のアプリについては、名称に【作成中】と付けておくと、誤って利用されるのを未然に防げるでしょう。

マスタアプリは管理者が作成しよう

マスタアプリとは、顧客情報や商品情報といった、共通して使用するデータを管理するためのアプリです。kintoneはアプリ間でデータを紐づけられるため、マスタアプリを管理者が作成・管理することで、データの正確性や統一性を保ちやすくなります。

アプリの設計ルールを整備・周知しよう

kintoneは、誰でも手軽にアプリを作成できるのが大きな特長です。ただし、その自由度の高さゆえに、各自が独自のルールでアプリを作ってしまうと、アプリが乱立し、管理が煩雑になる恐れがあります。さらに、動作が重くなるなど、kintone全体のパフォーマンスに影響が出る場合もあります。

こうした事態を防ぐため、アプリの名称の付け方、アイコンの選び方、プラグインや外部サービスの利用ルールなどを明確にしておきましょう。

＞＞トムスのkintone支援サービスを詳しく見る

まとめ

kintoneは、プログラミング知識がなくても、誰でも簡単に業務アプリを作成できるプラットフォームです。アプリ構築の方法も多様で、ゼロから作成、既存データの読み込み、サンプルアプリの活用、既存アプリの流用と、複数の方法から自社に最適な形を選べます。

しかし、その高い自由度ゆえに、設計や運用ルールの整理が極めて重要です。アプリ作成時のアクセス権設定、整理・管理方法の確立、マスタアプリの一元管理、設計ルールの整備といった準備を進めることで、組織全体で効率的にkintoneを活かせるようになります。アプリを簡単かつ柔軟に作れるkintoneだからこそ、チーム全体でスムーズに活用できる環境の整備が大切です。

トムスでは、kintoneの導入から活用までをトータルで支援する伴走型サポートやレクチャー教室を提供しています。現場の業務にフィットしたオリジナルアプリの作成も可能です。チーム全体で安心して使える環境づくりを通じて、業務の効率化と最適化を支援します。

＞＞トムスのkintone支援サービスを詳しく見る