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ZohoMailとは？特徴や料金・使い方を解説
ビジネスにおいて、メールは日々の業務に欠かせません。メールアプリケーションを検討している企業様のうち、組織での効率的な管理やCRMとの連携を考えているならZohoMailは効果的なアプリケーションです。この記事では、ZohoMailの概要について紹介します。
ZohoMailとは
ZohoMailとは、Zohoが提供する組織向けメールサービスです。Zohoは南インドに本社を構えるITソフトウェア企業で、日本を含む世界各地に拠点を持ち、CRM、フォーム作成、スケジューリング、電子署名など55種類以上のビジネス向けアプリケーションを展開しています。その中でもZoho Mailは、組織の情報管理やチーム間の連携を強化するツールとして、世界中の企業に導入されています。
組織をコントロールするための設定や構成、カスタマイズ性などが考慮されており、管理者が管理しやすい機能を持ち合わせています。単純なメールボックスではなく、ソーシャルメディアのような雰囲気もあり、従来のメールが持っていた使いづらさを解消できます。
ZohoCRMと連携もできるため、効果的な営業管理も可能です。その他にもZoho内外の連携を活用してさまざまな役割を果たします。
また、1ユーザー当たり月額120円からメールアプリケーションを利用できるコストパフォーマンスの高さも魅力のひとつです。
ZohoMailの主な機能
Zoho Mailの機能は、単なるメールの送受信にとどまりません。ビジネスにおけるコミュニケーションと情報管理に役立つ機能を多く搭載しています。
Zoho Mailの主な機能は以下の通りです。
- 高度なメールフィルタ・ルール設定
- チームの業務を円滑にするコラボレーション
- 業務効率に貢献するAIアシスタント
- スケジュール登録に便利なカレンダー
- 独自ドメインでのメール運用
- 他社サービスからの移行
ここでは、上記の機能について詳しく解説します。
高度なメールフィルタ・ルール設定
Zoho Mailには、受信したメールに対して自動で処理を行う「メールフィルタ」や「ルール設定」機能があります。特定の送信者から届いたメールを自動的に特定のフォルダーへ振り分ける、重要なメールには自動でハイライトを付けるといった設定が可能です。
この機能により、重要なメールを見逃すリスクを大幅に減らせます。また、必要なメールにすぐアクセスできるため、対応スピードの向上にもつながるでしょう。受信トレイが整理され、日々のメール処理がしやすくなるのもメリットです。
チームの業務を円滑にするコラボレーション
Zoho Mailにはコラボレーション機能が備わっており、チームでの共同作業時に役立ちます。下書き状態のメールやフォルダなどをチーム内で共有できるため、複数人でのメール作成や情報共有をスムーズに行いやすいです。
また、「Streams」という機能を使えば、いいねやコメント、共有といったソーシャルメディアのようなスタイルでのコミュニケーションが可能です。これにより、情報共有や意見交換が積極的に行えるため、チームでの業務が円滑に進むようになります。
業務効率に貢献するAIアシスタント
Zoho Mailでは、すべてのプランでAIアシスタント「Zia（ジア）」を利用できます。Ziaを使った主な機能は以下の通りです。
- 文脈に合ったフレーズの予測
- 受信メールの要約
- 文章の自動生成
上記を含め、Ziaには日々のメール業務を効率化する機能が充実しています。
スケジュール登録に便利なカレンダー
Zoho Mailに搭載されているカレンダー機能は、日々のスケジュール管理をより便利にします。メールで日程調整を行った際、通常であれば別のカレンダーアプリを開いて予定を登録しなければいけません。しかし、Zoho Mailならメール画面から直接カレンダーへの登録が可能です。
独自ドメインでのメール運用
Zoho Mailでは、独自ドメインを用いたメールアドレスの運用が可能になります。独自ドメインとは、メールアドレスの「@」以降の部分を任意の文字列に設定できる仕組みです。社名やブランド名をアドレスに組み込むことで、取引先や顧客に対して信頼性の高さと分かりやすい印象を与えられます。
なお、独自ドメインはZoho経由、または他社サービスを通じて取得可能です。
他社サービスからの移行
Zoho Mailは、他社のメールサービスからの移行がスムーズに行える点も大きな魅力です。とくに、Google WorkspaceやMicrosoft 365といった主要なメールプロバイダーからの移行は、わずか5ステップで簡単に移行作業を完了できます。
また、主要なメールプロバイダーの場合、メール以外の連絡先やカレンダーの情報も引き継げるため、従来の業務環境を損なうことなくスムーズにZoho Mailへ移行できる点も大きな魅力です。
多様なツールとの連携
Zoho Mailは、ほかのZoho製品や外部サービスと連携しやすく、よりシームレスな業務プロセスを構築することが可能です。例えば、「Zoho CRM」と連携すれば、営業活動の中でやり取りしたメールをCRM内で直接確認できるようになり、別タブでメール画面を開く手間がいりません。これにより、見込み客の絞り込みや対応状況の把握がしやすくなります。
また、Zoho Mailで受信した情報をもとに、送信者の氏名やメールアドレスをCRMに登録することも可能です。見込み客の情報を一から入力する手間が省け 、入力ミスの防止や時間の節約にもつながります。
ZohoMailの特徴
ここまで、Zoho Mailの主要機能を紹介しました。では、ZohoMailは他社サービスと比べ、どのような特徴があるのでしょうか。
Zoho Mailの主な特徴は以下の通りです。
- 広告が表示されない
- 必要性に応じて自由にプランを組み合わせられる
- 堅牢なセキュリティ
- 管理者機能により安全な運用が可能
- サポート体制が充実している
ここでは、上記の特徴を詳しく解説します。
広告が表示されない
Zoho Mailは、無料プランを含めて広告が一切表示されません。作業中に広告が目に入ることなく、業務やメール内容に集中できます。
また、広告が表示されないということは、ユーザーの行動履歴やメール内容がマーケティング目的で利用されていないという安心感にもつながります。セキュリティやプライバシーを重視する企業にとって、大きなメリットといえるでしょう。
必要性に応じて自由にプランを組み合わせられる
Zoho Mailは、利用者ごとのニーズに応じて5つの料金プランを自由に組み合わせられる柔軟さが特徴です。実際の業務では、すべての従業員が同じ機能を必要とするわけではありません。例えば、営業部門では「Workplace」などの多機能プランが必要でも、事務部門では「Mailライト」で十分というケースも考えられます。
他のメールサービスでは、「100ユーザーで数十万円」や「10ユーザー単位の契約」といった制約のある料金体系もあるなか、Zoho Mailは1ユーザー単位で、必要な数だけ契約できます。高機能プランに全員分を揃えると無駄なコストが発生しがちですが、Zoho Mailならユーザーに応じて必要なプランを選べるため、無駄なコストを抑えることが可能です。
堅牢なセキュリティ
Zoho Mailの大きな特徴のひとつが、徹底したセキュリティ対策です。
どのようなセキュリティ対策を行っているのか、その一部を紹介します。
- 物理的な対策について
非公開の場所にデータサーバーを保管し、24時間体制で監視を行っています。サーバー施設へのアクセスには生体認証が採用されており、物理的な不正侵入を強固に防止しています。 - データの保護について
メールはZohoのサーバーに暗号形式で保存され、ユーザーのデータは断片化された暗号形式で保存されます。さらに、この暗号化に使われた鍵は堅牢なセキュリティで管理されています。SSL接続を導入しており、送信中のメール内容が第三者に読まれたり、改ざんされたりすることを防いでいます。 - データの取り扱いについて
Zoho Mail内のデータが広告等に使用されることや、第三者に販売されることはありません。サービス利用者からのリクエストや苦情に対応するためにデータにアクセスすることはありますが、セキュリティチェックを追加したごく少数の従業員のみがアクセス可能で、その行動はリアルタイムに追跡・監視されています。
ビジネスメールは機密情報を多く扱うため、セキュリティの強度はサービス選びにおいて重要なポイントになります。なお、前述の料金プランにおける「S/MIME暗号化」は、さらにセキュリティを高めるためのオプション機能です。Zoho Mailは標準仕様の段階から、安心して利用できるセキュリティ設計がなされています。
管理者機能により安全な運用が可能
Zoho Mailは、企業や組織での利用を前提に設計されているため、管理者向けの高度な管理機能を備えています。例えば、ユーザーごとに「管理者」と「一般ユーザー」の権限を割り当てることができ、アクセス権限を必要最小限に抑えることで、情報漏えいや誤操作のリスクを低減できます。
また、送受信を許可するドメインを制限することで、特定の外部相手としか通信できないように設定することも可能です。これは、不要なスパムやなりすましメールへの対策にもなります。
そのほか、特定のIPアドレスからのみアクセスを許可する「IP制限」機能も効果的なセキュリティ対策機能です。社内ネットワークや特定拠点からのアクセスだけを認めるといった、セキュリティレベルの高い運用を実現できます。
サポート体制が充実している
Zoho Mailは、初めて導入する企業でも安心して利用を始められるよう、サポート体制が充実しています。導入前には電話やメールでの相談に対応しており、導入後も日本語によるサポート窓口（メール・チャット・電話）が24時間365日体制で整備されています。
また、自己解決をサポートする各種ガイドも豊富に用意されています。例えば、「導入ガイド」「設定ガイド」「管理者ガイド」のようにステップごとに必要な情報が整理されているほか 、よくある質問（FAQ）やWebセミナー、ユーザー同士で情報交換ができるコミュニティも活発です。
zohomailの料金
Zoho Mailの料金プランは無料プランを含めると6つです。無料プランは、テキストだけ、もしくはあまり重くないファイルの添付など、簡易的な送受信のやり取りしかしない場合には利用できます。
有料プランは細かく分けると5つあります。最も手頃なプランでは、1ユーザーあたり月額120円（税別）から利用可能です。
| 無料プラン | Mailライト | Mailプレミアム | Workplaceスタンダード | Workplaceプロフェッショナル | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1ユーザーの月額料金 | 無料 | 120円（年間払い） | 150円（年間払い） | 480円（年間払い） | 360円（月額利用の場合480円） | 720円（月額利用の場合840円） |
| 1ユーザーあたりのメール容量 | – | 5GB | 10GB | 50GB | 30GB | 100GB |
| 添付ファイルのサイズ上限 | 最大20MB | 最大250MB | 最大1GB | 最大500MB | 最大1GB | |
| S/MIME暗号化 | – | ‐ | 〇 | ‐ | 〇 | |
| その他 | ・ストレージ容量5GB ・外部メールクライアントの利用不可 ・高度な管理機能や複数ドメイン使用不可 | – | – | – | – | |
※税別
「Mailライト」と「Mailプレミアム」は、メールなどの基本機能に特化したプランです。メール中心の利用を想定している場合に適しています。
一方、「Workplaceスタンダード」と「Workplaceプロフェッショナル」は、メールに加えて社内SNS、チャット、ドキュメント作成ツールなども含まれた包括的な業務支援パッケージです。社内のコミュニケーションを統一的に整備したい企業に向いています。
どのプランも基本的なメール機能に大きな差はありません。しかし選定時は、以下の違いがポイントになります。
- ユーザーあたりの保存容量の大きさ
- 添付ファイルの最大サイズ
- 情報漏えいやなりすましを防ぐセキュリティ強化機能（S/MIME暗号化）の有無
セキュリティを確保しつつメール中心に活用したい場合は「Mailプレミアム」を 、社内全体のワークスペース環境を構築したい場合は「Workplace」プランを選ぶと良いでしょう。
ZohoMailとほかのメールソフトの違い
では、他社ソフトとZoho Mailではどのような違いがあるのでしょうか。
ビジネスで利用されることの多い2つのメールサービスとZoho Mailを、下表で比較してみました。
| ZohoMail （Zoho） | Outlook （Microsoft） | Gmail （Google） | |
|---|---|---|---|
| 1ユーザーあたりの月額料金 | ①120円 ②150円 ③480円 ④480円（360円） ⑤840円（720円） ※（）は年額プラン | ①899円 ②1,874円 ③3,298円（一般法人向けプラン） | ①950円（800円） ②1,900円（1,600円） ③3,000円（2,500円） ④4,760円（3,980円） ※（）は年額プラン |
| 1ユーザーあたりのメール容量 | ①5GB ②10GB ③50GB ④30GB ⑤100GB | ①～③：1TB | ①30GB ②2TB ③5TB ④5TB |
| 特徴 | 必要な機能に応じてプランを選べる。低価格のプランでもカレンダー・ビデオ会議・メモといった機能が使える | 全プランでWord・Excel・PowerPoint・チャット・通話・会議・ノート、ドライブなどが利用可 | 全プランでドキュメント・スプレッドシート・スライド・ビデオ会議・カレンダー・ドライブなどが利用可 |
| セキュリティについて | データサーバーの物理的な対策からデータの暗号化まで、あらゆる角度からセキュリティ対策を実施。プランに応じて強化が可能 | Microsoftはサイバーセキュリティのリーダーとして位置づけられている | スパム、フィッシング、マルウェアを自動的に99.9%ブロック。プランに応じてセキュリティ強化が可能 |
| 独自ドメイン | 〇 | 〇 | 〇 |
| 広告表示 | × | × | × |
※税別
料金面では、Zoho Mailが1ユーザーあたり月額120円（税別）から利用できるという圧倒的なコストパフォーマンスを誇ります。一方、OutlookやGmailは無料プランもありますが、ビジネス用途では有料プランが前提となることが多く、費用はやや高めです。
ただし、その分OutlookやGmailの有料プランは1〜5TBと大容量なので、データ保存量を重視する企業に適しているでしょう。
機能面では、どのメールサービスもメール以外の機能が充実しています。OutlookとGmailは全プラン共通して、文書作成ツールやクラウドストレージの利用が可能です。
Zoho Mailも、基本プランからカレンダーやメモ機能が利用でき、上位プランに移行することでドキュメント作成やファイル共有機能などを追加できます。業務のニーズに応じて柔軟に選べるのが特徴です。
セキュリティや独自ドメイン対応など、ビジネスに不可欠な基礎要件はどれも満たしています。総じて、コストを重視するならZoho Mail、大容量や一律で多機能なサービスを求めるならOutlookやGmailが適しているといえるでしょう。
ZohoMailの使い方
ここまで、Zoho Maiの機能や特徴を紹介しました。では、どのような手順でZoho Mailを導入していくのでしょうか。
Zoho Mailの導入時に準備しておくものは「ドメイン」と「支払情報」の2つです。ドメインはすでに所有しているものでも、新しく購入したものでもどちらでも問題ありません。
具体的なZoho Mailの導入手順は以下の通りです。
- Zohoアカウントを登録する
- ホスティング
- ユーザーの設定
- グループの設定
- DNSの関連付け
- メールの移行
ここでは、Zoho Mailの登録から設定までの手順を詳しく解説します。
【1】Zohoアカウントを登録する
まずはZohoアカウントへの登録が必要です。Zoho Mailのトップページなどにある「ユーザー登録」をクリックします。
続いてメールアドレスの認証を求められるので、メールに記載の認証コードを認証画面で入力し、「認証する」をクリックしましょう。
【2】ホスティング
次に、お持ちのドメイン、組織名、組織の業種の項目を埋め、「今すぐ追加」をクリックします。
続いて、以下いずれかの方法でドメインの所有権を証明してください。
- DNSにTXTレコードを追加
- DNSにCNAMEレコードを追加
- WebサイトにHTMLファイルをアップロード
推奨されているのは、DNSにTXTレコードを追加する方法です。ドメイン管理会社のページを開き、設定画面にてコピーしたTXTレコードを追加します。
「ドメインの所有権が認証されました」と表示されれば完了です。管理者のメールアドレスを入力し、「作成する」をクリックします。
【4】ユーザーの設定
ここでは、追加したいユーザーを設定します。ユーザー設定は後からでも可能です。
後で設定する場合は「Processed to グループの設定」をクリックして次のステップへ進んでください。追加する場合は「+追加する」をクリックし、ユーザー名やパスワードなどの設定を進めます。
【5】グループの設定
ここでは、情報共有するためのグループ設定を行います。グループ設定は後からでも可能です。
後で設定する場合は「Processed to DNSの関連付け」から次のステップに進んでください。設定する場合は「新しいグループを作成する」をクリックし、グループ名やグループメールアドレスなどの設定を進めます。
【6】DNSの関連付け
用意したドメインを使う場合、DNSホスティングプロバイダ（DNSマネージャー）にMXレコードを設定する必要があります。
- 「DNSマッピングに進む」をクリック
- 新しいタブを開き、ドメイン登録業者のWebポータルにサインインする
- DNSマネージャー・ドメイン管理ページ・DNSコントロールパネルを起動する
- 新しいレコードを追加する設定を選択する
- 名前・ホスト・サブドメインを「@」と指定する、あるいは空白のままにする
- 最初のレコードの「参照先/値」を「mx.zoho.***」に指定し、「優先度」を10に設定して、「保存」をクリック
- 同じ手俊で3つのMXレコードをすべて追加する
- レコードが反映され、メールが受信できていれば完了（1～2時間かかる場合もある）
また、なりすましメールを防ぐために「SPFレコード」と「DKIMレコード」の追加も推奨されています。
【7】メールの移行
お使いのメールソフトから切り替える場合は、以下いずれかの方法で移行できます。
- IMAP/POP移行
- GoogleWorkspaceからの移行
- Office365からの移行
- MicrosoftExchangeServerからの移行
- ZohoExchange移行ウィザード
- 「メール移行に進む」をクリックすると移行ページが開くので、ドロップダウンメニューからプロトコルまたはアプリケーションを選択する
- 移行したいデータのサーバー情報を入力し「追加」をクリック
- 移行あるいは除外するフォルダなどの情報を入力し「続行」をクリック
- データの移行を一時停止する最大接続数を設定し、「作成」をクリック
- アカウントを個別に追加またはCSVファイルでインポートする
- 必要なアカウントを追加後、「開始」をクリック
- 完了
まとめ
Zoho Mailは、ビジネス向けアプリケーションを世界的に展開するZohoが提供しているメールサービスです。高度なメールフィルタやルール設定、チームで活用できるコラボレーション機能、AIアシスタントによる支援など、業務効率を高める機能が豊富に搭載されています。
また、広告が表示されない快適な利用環境や、必要な機能に応じてプランを自由に組み合わせられる柔軟な料金体系も特徴です。特に、「Zoho CRM」との連携により、営業活動とメール管理をシームレスに行うことができ、業務全体の効率化を図れるでしょう。
しかし、Zoho Mailを導入したいけれど、効果的な運用や外部ツール連携に不安を感じる企業様もいるでしょう。「Zoho CRM」とZoho Mailの連携・導入を検討している企業様は、「Zoho CRM」の導入・活用サポートに豊富な実績を持つトムスにぜひご相談ください。貴社の業務課題や体制に合わせた最適な導入・運用支援をご提案いたします。