kintone・zoho総合相談所

kintone（キントーン）は業務改善プラットフォームですが、すべての業務の効率化を得意としているわけではありません。苦手な部分もあるため、それらをどのように補うかが、kintoneを活用するうえで重要なポイントになるでしょう。

この記事では、kintoneにできること・できないことが何かを明らかにし、メリット・デメリットを紹介します。基本的な特徴を踏まえて、どのように活用できるかを検討してみましょう。

kintoneの苦手なこと

kintone（キントーン）の苦手なこととして挙げられるのは、会計機能や大量のデータの取り扱いなどです。それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

会計機能

kintoneでは多くの作業を効率化できますが、あくまで業務改善プラットフォームであるため、特定のサービスに特化したような機能は備わっていません。なかでも会計に関する機能は苦手とする部分でもあります。

たとえば、金融機関のシステムと連携した仕訳作業や電子帳簿保存法への対応、レシートの読み取り機能といった点には未対応です。そのため、これらの機能を利用するにはプラグインの導入によって、外部サービスとの連携が必要になります。

kintoneに本格的な会計機能を連携させることはできますが、別途料金が必要になる点を押さえておきましょう。

大量のデータの管理

kintoneで保管できるデータ容量は料金プランに関わらず、1ユーザーあたり5GBと決められています。データ容量の上限に近づくと通知が送られてきますが、一定期間を超えても対応をしないままでいると、利用が制限されるケースがあります。

また、添付ファイルの上限は1GBとなっているため、大容量のデータをやりとりするには向かない部分があります。対応策として、オンラインストレージやファイル転送サービスを利用したり、データ容量を増やすオプションを利用したりしてみましょう。

データ容量は追加料金を支払えば、最大10TBまで増設可能です。業務での利用状況を踏まえたうえで、データのやりとりや保存に関して気をつけておきましょう。

データ設計をミスしてしまった時には不具合を起こしてしまう

kintoneの大きな特徴として、アプリを手軽に作成できるという点が挙げられますが、設計にミスが生じてしまうとアプリそのものが動作不良を引き起こすことがあります。
アプリの作成自体は、プログラミングの知識がなくても行えますが、何かトラブルが起こったときに対処できるような体制を整えておくことが大事です。社内でシステム担当者を確保することが難しいときは、外部の専門業者などのサポートを得られる仕組みを整えておきましょう。

kintoneは難しい？

kintoneは活用の仕方次第で便利なツールですが、基本的な特徴を把握しておかなければ、運用が難しいと感じてしまうこともあるでしょう。初めから完璧な運用を求めるのではなく、利用していくなかで現場担当者の意見なども踏まえながら、少しずつシステムを改修していくことが大切です。

先に述べたように、kintoneには苦手とする部分があるので、そうした弱点をうまく補う仕組みを事前に用意しておくことが欠かせません。kintoneでできること、できないことをしっかりと認識して、中長期的な取り組みとして自社に合ったカスタマイズを行っていきましょう。

kintoneの活用が難しいと感じるときは、下記の記事も参考にしてみてください。

kintoneに苦手なことをさせないために

kintoneには苦手なことがある一方で、得意とする部分が数多くあります。得意な部分を把握していれば、それらの機能を中心に効果的な活用方法を考えていけるでしょう。

kintoneを効果的に活用するためのポイントを解説します。

独自のアプリの作成

kintoneは手軽にアプリを作成したり、自社独自のアプリとして仕様変更したりするのに向いています。アプリの作成が難しいと感じる人でも、アプリ作成画面から必要な項目をドラック＆ドロップするだけなので、直感的な操作が可能です。

ExcelやCSVファイルを読み込んだり、他のアプリを再利用して作成したりできるため、一から作成する手間も省けます。仕様を変更するには一定程度のプログラミングの知識が必要ですが、JavaScriptによるカスタマイズにも対応しており、比較的作成する環境を整えやすいはずです。

アプリで使いにくいと感じる部分も、カスタマイズを行うことでイメージ通りのものを作成できます。

情報共有

kintoneではグループウェア機能が充実しており、メンバー間でのコミュニケーションが取りやすいといった特徴があります。案件の進捗管理や経費の申請・承認など、素早く情報共有できるのがメリットです。

スペースと呼ばれる機能を活用すれば、チャットでやりとりが行えるだけでなく、コメントを自由に書き込むことができます。また、リマインド通知の機能があるため、重要な連絡もスムーズかつ着実に伝えられるでしょう。

そして、スペースには社内だけでなく、社外の人も参加させることができるので円滑なコミュニケーションを取ることに役立つはずです。

さまざまなデバイスでの対応

kintoneはマルチデバイスに対応しています。そのため、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末など、あらゆるデバイスからアクセス可能です。動作環境や通信環境が整っていれば、いつでも好きなときにアクセスできるでしょう。

また、Webブラウザだけではなく、モバイル専用アプリも備わっています。iOS・Androidの両方に対応しているので、スマートフォンから随時アクセスが行えます。

業務を効率化するうえで、円滑にコミュニケーションが取れることは重要な点です。社内外のやりとりをスムーズに行いながら、業務改善に取り組みたい場合にkintoneは大いに活用できるでしょう。

外部のサービスとの連携

kintoneは基本機能の他に、プラグインと呼ばれる拡張機能によって外部サービスと連携できます。kintoneとAPI連携できる外部サービスは100種類を超えており、自社の業務に合わせた仕様に変更可能です。

会計ツールや販売管理システムなど、業種に応じて必要なプラグインを導入すれば、kintoneをますます便利に活用できるでしょう。ただし、気をつけておきたい点として、多くのプラグインは有料なので一定のコストがかかります。

kintoneに一元管理することで得られるメリットと費用のバランスを考えたうえで、導入の有無を検討してみましょう。

まとめ

kintoneには苦手とする部分や弱点に見えるところもありますが、プラグインや外部サービスなどの活用により上手に補えます。kintoneに不足している部分を補完することで、さまざまなデータを一元管理でき、業務改善につなげていけるでしょう。

kintoneの導入にあたっては、実際に利活用を行う現場担当者の意見を取り入れたり、外部の第三者のアドバイスを参考にしたりすることが大切です。30日間の無料トライアルが設けられているので、実際に使ってみながら自社に合ったツールであるかを確かめてみましょう。