業務改善

kintoneで〝4つの便利機能〟を使いこなしてワンランク上を目指そう!

投稿日:2022年6月28日

最近CMなどで目にする機会が増えてきた、サイボウズのクラウドサービスkintone
kintoneの特徴は、パソコン操作にあまり慣れていない人でも
プログラミングなしですぐにアプリを作成することが可能ということです。

そしてもう一つの特徴は…〝色々なことができる〟ということです。


色々なことって?

簡単にアプリの作成方法についてご説明いたします!

kintoneのアプリは、パーツのドラックアンドドロップが出来れば
誰でも簡単にアプリの作成やカスタマイズが可能です!

入力したい内容に合うパーツをドラックアンドドロップで自由に配置すると、
あっという間に入力項目の作成が完了!
プログラミングスキルがなくても自社の業務内容にぴったり合ったアプリ
作成することができるのです。

「でも、kintoneでアプリを簡単に作成できるのはいいけど、文字を入力できるだけならエクセルと変わらないじゃん…」

そんな風に思う方も多いのでは…?
これからご紹介する〝4つの便利機能〟で、kintoneの質をぐっと高めることが出来ます!

4つの便利機能とは?

早速〝4つの機能〟についてご説明いたします!4つの機能とは…

  1. 【ルックアップ】
    …他のアプリからデータを取得できる機能
    詳しくは➡〈情報をコピーして効率的に!kintone便利な機能➀〝ルックアップ〟とは?〉
  2. 【関連レコード】
    …関連する情報を他のアプリから取得し、一覧表示ができる機能
    詳しくは➡〈関連する情報を一覧表示!kintoneの便利な機能②〝関連レコード〟とは?〉
  3. 【アクションボタン】
    …レコードのデータを利用し、他のアプリに転記ができる機能
    詳しくは➡〈書類作成をもっと楽に!kintoneの便利な機能③〝アクションボタン〟とは?〉
  4. 【プロセス管理】
    …承認経路やワークフローを設定することができる機能
    詳しくは➡〈ワークフローの見える化!kintoneの便利な機能④〝プロセス管理〟とは?〉

の4つを指します。それぞれの機能については、上記の各リンクを是非ご参照ください!
こちらの機能を使えるか、使えないかでは作業効率に大きく差が出てしまいます。

 

機能の実用例

さらに、上記の1~4の便利機能をバラバラに使用するのではなく…
ひとつの業務の中で1~4の便利機能がフルで使用されていることが望ましいです。

せっかくkintoneを導入したとしても、使い方によっては業務の質が下がってしまうことも…

ここからは出張申請書・出張報告書の作成~提出までの流れを例にあげてみていきましょう。

まずは「出張申請アプリ」です。
社員番号・所属店舗・氏名は「社員名簿アプリ」から〝ルックアップ〟で取得できるように設定。
入力内容が同じ部分は入力する手間を省く為、〝アクションボタン〟でコピーできるように設定。

 

 

次に「出張報告アプリ」に移ります。
「出張申請アプリ」で設置した〝アクションボタン〟で必要な情報をコピーできました。
〝プロセス管理〟の設置で提出フローを設定。

 

「社員名簿アプリ」には〝関連レコード〟を設置し、過去の出張報告履歴が表示されるように設定。

 

アプリ間の連携

このようにアプリ間で情報の連携を行うことで、スムーズ且つ、
kintoneでの業務を更にレベルアップすることが出来ます。

  • 顧客情報や商品情報を書類やデータから確認し記入=【ルックアップ】
  • お客様の過去の購入履歴を書類やデータから探す=【関連レコード】
  • 作成済の書類をもとに申請書や報告書を記入=【アクションボタン】
  • 報告書や休暇の申請書を上司に提出をしに行く=【プロセス管理】

今まで行われていた業務をこのように置き換えることができます。

組織は人と人とが連携され運営されていきます。
kintoneを導入し、kintoneに置き換えた際も、今まで人と人とが連携していたように
データも連携されていくことで、組織の業務が効率化されていきます。

kintoneのこれらの機能を使いこなし、ワンランク上の業務の効率化を目指しましょう!

 

クラウドラボでは、皆様の業務改善やDX推進に関するご相談・質問・ご依頼を受け付けております。kintoneについてご興味がございましたら、下記お問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせくださいませ。