NINJA SIGNで契約書の電子化を始めませんか？
ペーパーレス化を推進していきたいけど「契約書の電子化ってなんか心配」って方が多いのではないでしょうか？契約書はビジネスにおける重要なやり取りが詰まっていて、今まで現物主義でやってきた日本企業からすると契約書の電子化って少し抵抗があるかもしれません。でも、今回ご紹介させていただく電子契約ツール『NINJA SIGN』を導入すればそんな心配もすぐに解決！ここではすでに多くの企業で導入され好評いただいているNINJA SIGNの特徴についてご説明します。
NINJA SIGNとは？
これはなんじゃ？と言いたくなるような特徴的な名前のサービスですが、キャッチコピーの「ビジネスを、「影」で支える電子契約サービス」という言葉が物語っているように、常に業務を水面下でサポートし、契約管理面の煩わしい部分を契約締結からその後の管理までワンストップでサポートしてくれる正に電子契約サービス界の「忍者」のようなサービスです。
また、サービス全体の監修に弁護士が入っているという点もユーザーからすると安心できるポイントではないでしょうか。
北村弁護士がイメージキャラクターになっている点も絶対的な法的安心感を持てますね！
NINJA SIGNのここが優れてる。
①契約書の作成が本当に簡単
・テンプレートの作成と共有が可能
契約書を作成する際にテンプレートが欲しい！ってことありますよね。実際契約書を一から作成したことがある人は分かると思いますが非常に手間がかかる作業です。そんな時に類似・定型案件のテンプレがNINJA SIGNを利用してグループ内で共有されていてそれを利用してパパっと契約書の作成ができたら便利ですよね。
・入力項目の設定
契約書に相手方に入力してほしい入力項目をあらかじめ設定し、相手方に共有することで双方で円滑な契約書の締結をすることが可能です。そうすることで今まで時間と手間のかかっていたオフラインでのやり取りの時間を削減することができます。
※ 機能利用には、Googleアプリケーションの利用が必要となります。
②ワークフローの設定と修正履歴の確認が可能
・ワークフローを設定して、「誰のところで承認が止まってる・・・？」を見える化
契約書の作成におけるワークフローを設定し、段階ごとのやり取りを見える化します。暗黙の了解の中で進行していた承認フローなどをパターン化し、契約書ごとに適用することで全体の手順や状況を明確化しチーム内での共有と承認作業の円滑化に役立ちます。
・担当者止まりだった契約書の修正履歴/理由を共有
契約書の修正履歴は自動的に取得されて、誰がいつ、どのように修正したのかなどを確認することが可能です。なぜこの契約がその当時されたのか、修正が入ったのかなどの担当者しか把握していなかったバックグラウンド情報を社内でコメント機能などを通して共有することが可能です。
③無駄な業務・コストの削減。
・収入印紙を用意する必要がありません！
オンラインの契約締結における電子契約書の作成においては、収入印紙が必要ありません。印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」の「作成」という部分に紙を必要としない電子契約書は該当しないという理由です。
・印刷/製本/郵送が不要！
契約書締結のやり取りにおいて、またまた手間なのがこの契約オフライン３兄弟の「印刷・製本・郵送」です。電子契約化をすることでこの部分に割いていた時間と手間を全て省くことが可能です。
弊社の総務に使用した感想を聞いてみた！
NINJA SIGNでサクサク仕事が進んでご機嫌なご様子↑↑
NINJA SIGNを導入した理由は何ですか？
同じ部署の後輩から「うちも電子契約にしてみませんか？」と言われて、費用的な部分が気になったけどトライアルプランがあったのでお試しで始めてみました。最初は重要な契約書をクラウド上で管理すること自体が心配だったけど、やってみたら本当に便利ですぐに有料プランに切り替えました！新しいことを試すのって体力が必要で大変だけど、結果的には楽になったのでこれからはDX推進をもっと頑張っていきたいですね。
今までの契約書業務と比べて特に改善された点は何ですか？
色々あるんだけど一番は社内での契約書に関する質問がほとんどなくなったことかな！営業さんから案件ごとに契約書の問い合わせがあって、分厚い契約書のファイルを開いて、探して、連絡して、また問い合わせがあって・・・。時間がかかったりすると「ちゃんと契約書の管理してくださいよ！」と言われ。。。。今はクラウド上で管理してるから、各々が自分の案件の契約書の確認ができるし、探したりするのもパパっとできて本当に助かっています( ;∀;)
最後に
DX推進の重要性が高まる一方で何から始めれば良いのか分からないという企業様も多くいるかと思います。その中で契約書の電子化は目的もはっきりしていて導入もしやすいサービスかと思います。DX推進の初めの一歩としてご検討いただくのもよいかもしれません。もっと詳しい話を聞きたいという方は下記のお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡くださいませ。