膨大な書類の管理と情報共有の課題。保育に特化したアプリではなくkintoneを選ぶ理由とは？

『なかよし大富保育園』園長である片山昌代様(左)と教員の荒川康之様(右)

静岡県焼津市にある『なかよし大富保育園』は、社会福祉法人小川大富福祉会により設立されました。周辺には、広大な田畑が広がっており、敷地内では開放感のある園庭で子供たちが楽しそうに遊んでいました。

〝保育園〟と聞くと一見デジタルツールとは馴染みのないように感じられますが、組織としてどのようにkintoneをご活用いただき業務改善に取り組んでいるのでしょうか？今回はkintone導入の決め手や、導入後の変化について、なかよし大富保育園の園長である片山昌代様と教員の荒川康之様にお話を伺いました。

脱紙により園児記録・情報をデータベース化

kintone導入前の業務課題とは？

kintone導入前はどのような業務課題があったのでしょうか。片山様に当時の課題について伺いました。

「まず、書類の記入内容が同じような種類のものをいくつも作成する必要があり、何度も同じ作業をする必要がありました。ここの作業を楽にしたいというのがまず一番にありました。

また、それらの書類の中の情報の紐づけをしたい、といったところと、膨大な書類の管理が課題でした。

そして情報の共有。やはり紙だと難しい部分があるなと。これまでは書類を読んだら〇を付けて次の先生へ回していたり、読みたいと思ったときに手元になかったり、今どこにあるのかが分からなくなってしまったりという点も課題の１つでした。」と振り返られました。

kintone導入の決め手とは？

書類作成の負担と情報の共有化、そしてそれらの書類の管理といった課題があるなかで始められた業務の見直し。保育関係に特化している他のアプリやツールの存在を認識していたという片山様。では、なぜその中でもkintoneを導入することに決めたのでしょうか。

「紙での管理から移行するにあたり、紙ベースでの作業が慣れているベテランの先生の抵抗感を和らげたいと考えていました。その為、今までの書類に記入するような近いフォーマットでの設定が可能なアプリである必要があったのです。そこで、kintoneの自分たちで自由にカスタマイズができる強みに魅力を感じました。

でもkintoneの導入を実際にはどのようにすれば良いのか…と考えた時に、支援していただける会社であるトムスさんが近くにありました。その為安心感を覚えましたし、それが一番大きかったですね。」とkintoneの導入までの経緯を語られました。

kintone導入後はどのような成果があったのか

実際のkintone導入後の変化や成果について荒川様にお話を伺いました。

「書類を回すという行為については、今までは〝防災訓練記録簿〟というものがありクラスで防災訓練をした後に手書きで記入し、次の先生へ書類を回していました。その場合、すぐに書きたいときに書けない・どこかで止まってしまう・書類が埋もれてしまうといった事がありました。kintoneでアプリとして置き換えることにより、すぐに業務を回すことはもちろん、閲覧状況などを管理することができました。」

「今まで使用していた書類の内容と近い形で自分たちでアプリを作成することができ、変更があればすぐに対応することもできました。これまでは作業に１週間以上掛かっていたうえに、全員分の確認が出来ていないこともありました。kintoneで管理を始めてからは、すぐに確認ができ、全員分の入力が終わった際に通知を出すことが出来るので確認忘れもなくなりました。お知らせ(掲示板)で『読んでください。』と全員に呼びかけができる点も便利ですね。

また、〝防災訓練記録簿〟だけではなく〝研修記録〟の場合も書いた先生と上司しか見ないという環境でしたが、他の先生も見られるという状況に変わりました。研修の資料などもPDFで添付ができる点や、読んだ人をチェックボックスで表示できる点も良いです。」と荒川様は語られました。

これまでは会議なども各クラスに紙で渡していたとのことで、全クラス分となると毎回60枚近くの紙を印刷されていたそうです。kintoneのレコードにPDFとして保存し、見られるようになった為、膨大な書類の管理という課題も改善できた点を評価されていました。また、紙で欲しい先生には紙で渡すなど、その人にあった選択ができるようになったとのこと。

kintone活用の展望

今後のkintone活用について、展望などを片山様にお伺いしました。

「今年から職員全員にアカウントが行き渡りました。現在はアプリを作成できる先生が限られているので、全員で活用をしていきたいと思います。また、関連レコードやルックアップなど、kintoneの良さをより感じられる機能をもっと使えるようにしていきたいと思います。作成したアプリの設定を担当者以外は変更出来ないようにするなど、アクセス権限などの設定もしていきたいですね。」と今後について語っていただきました。