脱Excel属人化。災害時スピーディーな対応が求められる中でのkintoneの活用方法とは？

静岡県静岡市にある静岡県社会福祉協議会はボランティア活動支援や福祉教育、地域住民の生活支援を行う地域福祉活動の推進、訪問介護等の介護保険事業、まちづくりなどを行っています。

これまではExcelや紙でのデータ管理を行っていたとのこと。通常業務に加え、災害時の支援など幅広い活動を行っていく中でどのように業務改善していったのでしょうか？kintone導入の決め手や、導入後の変化について、生活支援部 権利擁護課 課長の海野芳隆様にお話を伺いました。

kintone導入前の業務課題とは？

kintone導入前はどのような業務課題があったのでしょうか。

通常業務においての課題

海野様

「静岡県内の福祉施設や団体の情報を、部署ごと別々のデータベースで管理をしており、情報の共有がされていませんでした。その為、住所変更の連絡や、介護施設の施設長名などの更新情報の提供を受けても部署間で共有がされていないこともあり、修正作業に手間取る場面がありました。また、当時はExcelでの管理が多く、マクロなどが組まれている場合、担当者以外が設定を変更することができないなど属人的な側面がいくつかの業務で目立っていました。
そういった状況もあり、データの更新と共有がタイムリーに行われないというところが課題でした。」

災害時においての課題

「大規模な災害発生時には、各市町村に設置されている社会福祉協議会が災害ボランティアセンターを設置・運営することになっていますが、今までは全体の管理を紙ベースで行う場面が多く、スピーディーな対応を求められる災害時においてやはり限界を感じる場面も多かったです。作業が夜中に及ぶこともありました。」と、通常業務と災害時の課題について振り返られました。

kintone導入の決め手とは？

Excelの脱属人化、データの更新と共有という課題がある中で、kintoneの導入の決め手をお伺いしました。

「本会事務局内の共通データベースの構築と災害時の効率的な運営という2つの目的を達成することができるシステム導入を検討する中で、 はじめはWEB制作会社に依頼をしてゼロから開発をするという選択肢もありましたが、調べていく中で自分たちでも開発ができるkintoneというノーコードツールを知り 興味を持ったことが最初のきっかけです。

サイボウズ株式会社の担当者に相談をしていく中で、今まで紙で行っていた業務をkintoneでアプリとして管理をしていくと緊急時の業務だけではなく、通常業務でも使えて便利だと感じました。また、災害対応は日々変わる為、普段使い慣れていない専用システムでは災害時や緊急時の対応が難しいのではと考えていましたが、kintoneは専門プログラムの知識がなくても使うことができ、直感的にシステムを操作することができる為、便利だと感じ導入を決めました。」とkintone導入までの経緯を語られました。

kintone導入後はどのような成果があったのか

実際のkintone導入後はどのように変わったのでしょうか？

通常業務においての成果

「事務局内で別々に立ち上がっていた、データベースの統合が図られました。こちらに関しましては『ここの部署でもkintoneでこういうシステム作れますよ。』といったように、異動した職員が他部署へkintoneのシステムを広めていく形になりました。人が動いていく中で、実際に使っている職員が広めています。

またノーコードでのアプリ（システム）の開発となるため、特定の職員しか操作できないなどの問題が無くなった為、拡張性の高さから様々な業務での活用が進んでいます。」

災害時においての成果

「令和3年7月の熱海市における土石流災害においては、災害ボランティアセンター内でkintoneを活用したボランティア活動者の管理を行いました。ボランティア活動を希望する方々の情報をkintoneに登録し管理、またボランティア要請を出したい際にはその時々の課題にあった条件の活動者を登録者一覧から絞り込みし、適材適所を意識した効率的なボランティア要請をかけることができました。新型コロナウイルス感染症に伴う緊急事態宣言が発令される中、ボランティア活動者をデータベース化し、ボランティア活動者の密を防ぐなどの安全性確保を担保しつつ効率的なセンター運営へと繋がりました。専用プログラムの作成では時間がかかってしまいますが、kintoneはマウスでの操作ですぐに必要なシステムを作成できました。」と語られました。

ボランティア活動者事前登録アプリ

ボランティア活動者事前登録アプリ〟上部の「メールを作成する」から特定のボランティア活動者にメールを送信することが可能。

kintone活用の展望

今後のkintone活用について、展望などをお伺いしました。

「現在は各部署での導入になっており、まだkintoneを使用していない他の部署があります。今後もいくつかのツールを検討していく中でkintoneを選択肢の１つとして検討し、県社協内全体にkintoneを広め、有効活用していきたいです。」と今後について語っていただきました。