エクセル管理をkintone管理へ。属人化を解消し全社共有を実現。

お客様から住宅に関する相談を受け、住宅の新築やリフォームを設計から施工まで一貫して管理する地域密着型の工務店。
kintoneを活用して業務を効率化・標準化できないかと同社代表から当社に相談を受け、kintoneの活用方法を一緒に検討し、構築まで行った。

紙やエクセルによる管理で非効率的なプロセス

タイムロスが多数発生していた業務プロセス

受付スタッフがお問い合わせを紙に記入し営業へ渡すというプロセスで、時間のロスが発生し、問い合わせ対応が遅れてしまうことが多々発生。対応が遅れてしまうと受注のための機会を失ってしまったり、お客様に迷惑をかけてしまうこともあるため、お問い合わせにスピーディーに対応できる仕組みが必要だった。

各部門が属人的に管理

営業・工務などひとつの案件に複数の部門がフェーズにより関わる業務だが、部門ごと、さらには担当者ごとに案件の情報を属人的に管理されていた。
そのため、定例の社内会議の時にやっと全体の情報を把握することができるという状態にあり、会社全体の計画立案や意思決定にも遅れが生じていた。
また、見たい情報があってもすぐに見ることができず、各部門間で余計な連絡のやりとりが多く、無駄な業務がいくつも発生していた。

情報のクラウド化がスピード化・見える化を実現

即時に次の担当者へバトンタッチできる

まずkintoneでお問合せアプリを作成することで、お問い合わせ内容を記録していた受付用紙なくしました。日中、外出していることが多い営業への情報共有に紙のやりとりだとどうしても時間がかかってしまいます。
kintoneのお問い合わせアプリにお問合せを受け付たスタッフが登録すると、情報を伝えたい担当者へ即時に自動で通知が飛ぶようにしました。またプロセス管理機能も併用し、現在誰がどのような状態で担当しているかもはっきりとわかるようになりました。

全体の情報をいつでもどこでも見ることができる

紙での管理と違い、kintoneではクラウド上の情報を関係者みんなで見ることができるので、誰かが情報を見ているときに他の人が見れないということもなくなり、いつでも全体の状況を把握できるようになりました。
また必要な情報入力をkintoneのフィールドで定型化することで、情報管理の属人化を解消し、業務の標準化も同時に進めることができました。