静岡県にある函南町社会福祉協議会は地域の方々に向けてボランティア活動支援や福祉教育、福祉車両や福祉用具、ベビーキッズ用品の貸し出しなどを行っています。

これまでは職員の進捗状況や物品の貸し出し管理など、大部分の業務を紙で管理を行っていたとのこと。kintone導入の決め手や、導入後の変化について、kintone担当の鈴木温子様にお話を伺いました。

kintone導入前の業務課題とは？

kintone導入前はどのような業務課題があったのでしょうか。

「これまでは、大部分の業務管理を紙メインで行っていました。職員全員が使用する職員台帳が、今どこにあるのか場所が分からなくなることがありました。そして、車椅子や車椅子を乗せる為の福祉車両や、ベビーキッズ用品などの物品の貸し出し管理も一冊の台帳で行っていました。その為、物品の貸し出し予約を確認したい際に、台帳の行方が分からず時間がかかってしまうことも多々ありました。」

kintone導入の決め手とは？

紙メインでの管理を卒業し、職員間での情報共有を進めたいという要望がある中で、kintoneの導入の決め手をお伺いしました。

「他のツールも何社か問い合わせてみたり、試してみたりと複数のツールを同時に検討をしていました。その中で重要視していた部分はライセンス費用です。職員全員で作業することを想定している為、1ライセンスの価格を抑えたいということがありました。予算内で他のツールを検討した場合、３～４名ほどしか利用ができないという状況で、kintoneの導入しやすい価格設定はとても好印象でした。また、仮に導入がうまくいかなかった場合でも価格的なリスクも低いのでkintoneの導入を決めました。」とkintone導入までの経緯を語られました。

kintone導入後はどのような成果があったのか

実際のkintone導入後はどのように変わったのでしょうか？

「まず、物品貸し出し管理の部分で、物品の在庫の管理やどの物品を誰に貸し出しているのかがすぐに確認ができるようになりました。kintone上で情報の検索などもでき、貸し出しの申請がきた際に、kintoneにデータの入力をした後自動で決定通知が出せるようになりました。これまでは、貸し出しの担当者が管理をしており、その担当者が不在だと状況が分からないということが多々ありましたが、kintone導入後は職員全員で確認ができるようになり効率的になりました。職員がアナログで行っていた業務がkintoneで管理することによって取りこぼしなく行うことができています。」と語られました。

kintone活用の展望

今後のkintone活用について、展望などをお伺いしました。

「類似した業務が数多くあるので、今利用している既存のkintoneアプリの雛形を流用し、積極的に他の業務を進めていきたいです。」と今後について語っていただきました。