COLUMお役立ちコラム
【2025最新】税理士事務所の業務を革新！Google NotebookLM徹底活用ガイド
はじめに：税理士事務所とAIの新たな関係
日々、膨大な情報と向き合う税理士事務所の皆様にとって、業務効率化は常に重要な課題です。法改正、顧問先からの多様な相談、大量の資料整理ですが、限られた時間の中でいかに高品質なサービスを提供するために生成AIは強力な解決策となり得ます。
今、特に注目されているのが、Googleが開発したNotebookLMです。これは、単なるチャットAIとは異なり、アップロードした資料だけを学習し、その情報に基づいて回答を生成する「パーソナルAIアシスタント」です。
「セキュリティは大丈夫か？」「使いこなせるだろうか？」そんな不安を感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、NotebookLMは税理士事務所のような専門性の高い業務において、その真価を発揮します。この記事では、NotebookLMが税理士事務所の業務にどう役立つのか、具体的な活用方法から導入のポイント、そして気になるセキュリティ対策まで、詳しく解説していきます。
この記事を読み終える頃には、NotebookLMが貴事務所にとって最適なAIツールであると確信し、具体的な業務効率化のイメージを描けるようになるでしょう。
目次
- 1. NotebookLMとは？税理士事務所が知るべき基本
- 2. なぜ今、税理士事務所にNotebookLMが必要なのか？
- 3. 税理士事務所におけるNotebookLMの具体的な活用シーン
- 4. 【特に注目】生成AI活用で気になるセキュリティと情報管理
- 5. Google Workspaceとの連携で広がる可能性
- 6. TOMSが提供するNotebookLM・Google Workspace導入支援
1. NotebookLMとは？税理士事務所が知るべき基本
Google NotebookLMは、専属の優秀な秘書のように機能するAIツールです。アップロードされたPDF資料、Googleドキュメント、ウェブページなどの情報源を深く理解し、質問への回答、要約、アイデア出しなどを行います。その最大の特徴は、ChatGPTなどと異なり「指定された情報源のみに基づいて回答を生成する」という点にあります。
1-1. セキュリティにも安心の特定情報に特化した「パーソナルAIアシスタント」
税理士事務所では、日々、多種多様な資料を扱います。税法、通達、判例、顧問先の財務データ、契約書など、その量は膨大です。NotebookLMは、これらのあなたが保有する専門資料を「ソース」として取り込み、学習します。つまり、インターネット上の不特定多数の情報に依存せず、貴事務所の知見やノウハウを蓄積した「パーソナルな知識データベース」として機能するのです。これにより、情報の精度と信頼性が格段に向上します。
1-2. 「脱・ハルシネーション」一般的な生成AI（ChatGPT, Gemini）との違い
ChatGPTやGeminiといった汎用的な生成AIは、広範なインターネット情報や学習データに基づいて回答を生成するため、多様な質問に対応できる点が魅力です。しかし、時に「ハルシネーション（AIが事実ではない情報をあたかも真実のように生成すること）」と呼ばれる誤った情報を出すリスクや、情報の出典が不明瞭であるという課題もあります。
一方、NotebookLMは、あなたが指定したソースに限定して情報処理を行います。この特性により、以下のような大きな違いが生まれます。
- 信頼性・正確性: 回答の根拠となる情報源が明確なため、情報の正確性を担保しやすく、誤情報の生成リスクを最小限に抑えられます。
- 情報漏洩リスクの低減: 外部に情報を流出させることなく、事務所内の機密資料を安全にAIに学習させることが可能です。
- 専門性への特化: 税務特有の専門用語や複雑な法規であっても、関連資料を読み込ませることで、より的確な回答や分析が得られます。
税理士事務所にとって、情報の正確性とセキュリティは最重要課題です。この点で、NotebookLMは汎用AIツールよりもはるかに優れた選択肢と言えるでしょう。顧客のデータを扱う法人にとって、AIへ情報をインプットする場合のリスクはどこまでいってもなくなりません。「学習させない」という設定も信用できるかわからないといわれる中、クローズドの環境で指定情報だけを扱ったAIは重宝されています。
2. なぜ今、税理士事務所にNotebookLMが必要なのか？
AI技術の進化は、税理士業界にも大きな変化をもたらしています。ルーティン業務の自動化は避けられない流れであり、専門家としての付加価値をいかに高めるかが問われる時代です。NotebookLMは、この変化の波を乗りこなし、税理士事務所の競争力を高めるための強力な武器となります。
2-1. 膨大な税務資料の検索・要約を効率化
税理士業務では、常に最新の税法や関連法規を把握し、過去の事例や通達を参照する必要があります。これらの資料は膨大であり、特定の情報を探し出すだけでも多大な時間を要します。
NotebookLMにこれらの資料をアップロードすれば、あなたは知りたい情報を質問形式で入力するだけ。AIが瞬時に該当箇所を特定し、要点をまとめて提示してくれます。例えば、「令和X年度の〇〇税制改正のポイントは？」と尋ねれば、関連資料から抜粋し、分かりやすく要約してくれるでしょう。これにより、情報検索にかかる時間を大幅に短縮し、より本質的な業務に集中できるようになります。特に自社内で信用している情報、公式的に使用しているマニュアルだけを読みこませることで、間違った情報伝達を防ぐことも可能です。
2-2. ヒューマンエラーの削減と業務品質の向上
複雑な税務計算や書類作成において、人間の手作業にはどうしてもミスがつきものです。また、経験の浅いスタッフでは判断に迷うケースも少なくありません。
NotebookLMは、学習した資料に基づいて一貫性のある情報を提供します。これにより、属人化していた知識がAIによって共有され、誰が担当しても一定以上の品質を保てるようになります。複数の資料間での整合性チェックや、過去の成功事例・注意点などを自動で参照させることで、ヒューマンエラーのリスクを最小限に抑え、業務全体の品質向上に貢献します。
2-3. 新人教育・ナレッジ共有の強力なツールとして
税理士事務所にとって、新人スタッフの育成や、ベテランの持つ知識・ノウハウの共有は大きな課題です。膨大なOJTの時間が必要となる場合や、特定の担当者しか知らない情報があることで業務が滞ることもあります。
NotebookLMに事務所内のマニュアル、過去の事例集、よくある質問とその回答などを読み込ませれば、新人スタッフは自らAIに質問することで、必要な情報を迅速に習得できます。ベテランの経験に基づいた判断基準や特殊なケースへの対応方法などもAIが学習することで、事務所全体のナレッジとして形式知化され、いつでも誰でもアクセス可能な状態になります。これは、事務所全体の生産性向上だけでなく、スタッフのスキルアップにも繋がります。
3. 税理士事務所におけるNotebookLMの具体的な活用シーン
それでは、NotebookLMは税理士事務所の日常業務でどのように活用できるのでしょうか？具体的なシーンを想定してご紹介します。
3-1. 税制改正情報の素早いキャッチアップと資料作成
毎年発表される税制改正は、税理士にとって常に最新情報を把握し、顧問先に説明する義務があります。
- 活用例: 税制改正大綱や関連資料をNotebookLMにアップロード。「〇〇改正の顧問先への影響は？」「△△制度の対象要件は？」といった質問を投げかけることで、膨大な資料から必要な情報を抽出し、分かりやすく要約した回答を瞬時に得られます。これを基に、顧問先向けの解説資料やニュースレターのドラフトを迅速に作成できます。
3-2. 過去の相談履歴や判例を瞬時に参照
過去の類似案件や判例は、的確なアドバイスを行う上で不可欠な情報源です。
- 活用例: 過去の顧問先との相談記録、判例集、質疑応答集などをNotebookLMに蓄積。新たな相談があった際、「〇〇のケースにおける過去の対応事例は？」「類似の判例は？」と質問することで、関連情報を素早く探し出し、的確なアドバイスのヒントを得られます。外部の事務所の事例も信頼できる情報であれば読み込ませることで、情報の網羅性を高めることができます。
3-3. 確定申告・年末調整業務における資料分析
繁忙期には、大量の書類と格闘することになります。
- 活用例: 顧問先から提出された領収書、請求書、給与明細などの資料をPDF化してアップロード。特定の勘定科目の合計金額の算出、不明瞭な支出の内容確認、必要経費の判断基準の参照など、データ分析と判断の補助として活用できます。これにより、作業時間の短縮と正確性の向上に繋がります。
3-4. 顧問先への提案資料・レポート作成の効率化
顧問先への経営改善提案や財務レポート作成は、税理士の付加価値業務です。
- 活用例: 顧問先の決算書、試算表、経営分析資料などをアップロード。「売上改善のための提案を具体的に」「コスト削減策のアイデアを」といった指示を出すことで、NotebookLMがデータに基づいた分析や提案の骨子を生成。これにより、資料作成の時間を大幅に短縮し、より質の高い提案に集中できます。提案の詳細については、確認の上実行することをおすすめします。
3-5. 事務所内での情報共有・ナレッジ蓄積の強化
事務所内の情報共有不足は、業務の非効率やミスの原因となります。
- 活用例: 事務所内のマニュアル、業務フロー、社内規定、研修資料などをNotebookLMに集約。新人はもちろん、既存スタッフもいつでも必要な情報をAIに質問して確認できるようになります。これにより、口頭での質問対応の時間を削減し、情報共有の透明性を高めることができます。
4. 【特に注目】生成AI活用で気になるセキュリティと情報管理
AIの導入を検討する上で、最も懸念されるのが「セキュリティ」と「情報管理」ではないでしょうか。特に税理士事務所は、顧問先の重要な機密情報を扱うため、その重要性は言うまでもありません。
4-1. NotebookLMが提供するセキュリティ対策
Googleは、世界トップクラスのセキュリティ技術とインフラを提供しています。NotebookLMもその恩恵を受けており、以下の点で安全性が確保されています。
- プライバシーの保護: あなたがアップロードしたデータは、Googleの他の生成AIモデルの学習には使用されません。つまり、貴事務所の機密情報が外部のAI学習に利用される心配はありません。
- 強固なデータ暗号化: アップロードされたデータは、Googleのデータセンターで厳重に管理され、転送中も保管中も強力な暗号化技術によって保護されます。
- アクセス制御: 厳格なアクセス権限設定により、許可されたユーザーのみがデータにアクセスできる仕組みです。
これらの対策により、NotebookLMは専門性の高い情報を取り扱う税理士事務所でも、安心して利用できる環境を提供しています。特にGoogleという信頼における企業の有料サービスである点は日本の文化にマッチすると考えられます。
4-2. 税理士事務所として取り組むべき情報管理のポイント
NotebookLMのセキュリティ対策に加え、貴事務所でも以下の点に注意することで、より安全なAI活用が実現できます。
- アクセス権限の厳格化: NotebookLMを利用するスタッフの範囲を明確にし、必要最小限のメンバーにのみアクセス権限を付与しましょう。
- パスワード管理の徹底: 強固なパスワード設定と定期的な変更を義務付け、多要素認証の導入も検討してください。
- 利用ガイドラインの策定: AI利用における情報入力のルール（例: 個人を特定できる情報の入力制限、機密情報の取り扱い方針など）を明確にし、スタッフへの周知徹底を図りましょう。
- 定期的なセキュリティ教育: スタッフ全員に対し、情報セキュリティに関する意識向上と知識習得のための研修を定期的に実施しましょう。（人為的なミスが最もセキュリティリスクが高いの教育は必要です。）
これらの対策を講じることで、NotebookLMを最大限に活用しつつ、情報漏洩リスクを限りなくゼロに近づけることができます。
5. Google Workspaceとの連携で広がる可能性
NotebookLMは、単体でも強力なツールですが、Google Workspace（旧G Suite）との連携により、その真価をさらに発揮します。多くの税理士事務所で導入が進むGoogle Workspaceは、Gmail、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなど、日々の業務に欠かせないツール群を提供しています。
日本では多くの会社がMicrosoftの環境ですが、これを期にGoogle環境への移行を検討している企業も増えています。ただし、Microsoftで同様の機能がないかというとそうではないので、Microsoftで同様のことがやりたいというご要望にもお応えできますので、ご興味のある方はトムスへお問い合わせください。
5-1. GmailやGoogle Driveとのシームレスな連携
NotebookLMは、Googleドライブに保存されたドキュメントやPDFファイルを直接ソースとして追加できます。これにより、資料を改めてアップロードする手間が省け、既存のファイル管理システムをそのまま活用できます。
- メールからの情報抽出: Gmailの過去のやり取りや、受信した重要書類をGoogleドライブ経由でNotebookLMのソースに加えることで、クライアントとのコミュニケーション履歴や特定の指示内容を素早く参照し、業務に反映させることが可能になります。
- ドキュメント作成の効率化: Googleドキュメントで作成中の資料の背景情報としてNotebookLMを活用することで、リサーチ時間を短縮し、より質の高いドキュメント作成を支援します。
5-2. 税理士事務所のDXを加速するGoogle Workspaceの役割
Google Workspaceは、場所を選ばずに業務を遂行できるクラウドベースのツール群であり、税理士事務所のDX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させる基盤となります。
- 情報の一元管理: Googleドライブを中心に全ての業務資料や顧客情報を集約することで、必要な情報へのアクセスが容易になり、スタッフ間の情報共有がスムーズになります。
- コミュニケーションの円滑化: Google MeetやGoogle Chatを活用することで、リモートワークでも円滑なコミュニケーションを保ち、業務の停滞を防ぎます。Google Meetという会議の情報も重要な社内データになりますのでNotebookLMとの連動で大きな効果をもたらします。
- 業務プロセスの改善: Googleフォームでヒアリングシートを作成したり、Googleスプレッドシートでデータ集計を自動化したりと、様々な業務プロセスをデジタル化・効率化できます。
NotebookLMとGoogle Workspaceを組み合わせることで、情報共有の精度向上、検索性の向上、そして安全な環境でのAI活用が実現し、税理士事務所全体の業務効率と生産性を飛躍的に向上させることが期待できます。
7. DXパートナートムスが提供するNotebookLM・Google Workspace導入支援
ここまでNotebookLMの可能性について解説してきましたが、「実際にどう導入すればいいのか」「自社の業務にどう適用すれば良いのか」といった疑問や不安な企業が多いかと思います。特に日本でGoogle Workspaceの導入支援の会社がマイクロソフトと比べて少ない状態で、特に地方部には対応できる会社が少ないのが現状です。
私たち株式会社トムスは、Google Workspaceの導入支援に強みを持つDX戦略パートナーです。これまで多くの中小企業のデジタル変革をサポートしてきた実績とノウハウを活かし、税理士事務所の皆様のAI活用、DX推進を全面的に支援します。
- 貴事務所に最適なAI・DX戦略のコンサルティング:
貴事務所の現在の業務フローや課題を丁寧にヒアリングし、NotebookLMをはじめとするAIツールの導入が、どのように業務効率化や生産性向上に繋がるのか、具体的な戦略をご提案します。 - 設計から導入、運用までトータルサポート:
NotebookLMの導入だけでなく、Google Workspaceの環境構築、既存データの移行、スタッフ向けのトレーニング、運用後のサポートまで、一貫して支援させていただきます。IT専門の担当者がいない事務所様でも、安心して導入を進められます。研修などもご用意しており、助成金の活用も可能です。 - アカウント販売のみのご相談も歓迎:
すでにGoogle Workspaceを利用中で、NotebookLMの導入のみを検討されている場合や、純粋にアカウント販売だけを希望される場合でも、お気軽にご相談ください。貴事務所のニーズに合わせた柔軟な対応が可能です。 - セカンドオピニオンとして:
すでにGoogle Workspaceを利用中で、導入代理店があまりサポートしてくれないというお問い合わせも多く、パートナー選びに失敗した企業様も多く見受けられます。特に大手OA機器メーカーよりアカウントは導入したが、営業の知識不足などから満足いくサポートが受けれられないというご意見は、Microsoft365とGoogle work spaceで多くのお問い合わせをいただきます。そんな時にはセカンドオピニオンとしてご利用いただいております。
まとめ：未来の税理士事務所へ、AIと共に歩む
Google NotebookLMは、税理士事務所の業務を根底から変える可能性を秘めた画期的なAIツールです。大量の情報を正確に処理し、業務効率を劇的に向上させるだけでなく、新人育成やナレッジ共有といった組織的な課題も解決に導きます。
セキュリティ面でも高い安全性が確保されており、Google Workspaceとの連携により、その利便性はさらに高まります。
「生成AIを使って、税理士事務所の業務効率を上げたい」「セキュリティを担保してAIで業務効率を上げたい」「事務所内の情報共有やナレッジ共有の精度、検索性を上げたい」——これらの悩みを解決するために、NotebookLMはまさに最適なソリューションです。
私たち株式会社トムスは、貴事務所のDX推進のパートナーとして、NotebookLMやGoogle Workspaceの導入から運用まで、きめ細やかにサポートいたします。どうぞお気軽にご相談ください。