近年、タイムカードをつかった勤怠管理を行っている企業は減少傾向にあります。これは、タイムカードを使った勤怠管理では対応しづらい法改正が行われたことや、柔軟な働き方を取り入れる企業が増えていることが原因だと考えられます。

タイムカードの勤怠管理を続けることの問題点やメリットを改めて意識し、別のシステムへの移行を検討しましょう。

運送業勤怠管理システムのTUMIX

企業がタイムカードでの勤怠管理を廃止する時期とは?

インターネットの発展により、従来型のタイムカードを使った勤怠管理を廃止する企業も多くなっています。しかし、これまでのやり方を切り替えるタイミングが見つけられないという事業主の方もいるでしょう。

代表的な切り替えのタイミングを紹介します。

働き方の多様化を進める時

在宅勤務やサテライトオフィスといった働き方の多様化と、出勤しないと打刻できないタイムカードは相性がよくありません。現代に合った多様な働き方を実現し、なおかつ必要な管理をしっかり行うためには、タイムカードを使わない新しい勤怠管理システムの導入が必要です。

個人のパソコンやスマートフォンから打刻できる勤怠管理システムであれば、どこにいても出勤や退勤の登録が可能です。

労務管理を徹底したい時

現代の法律にのっとって十分な労務管理を行おうとすると、タイムカードでの管理を続けるのは困難です。

1ヵ月の残業時間に上限が設けられたことで、より正確な労務管理が求められるようになりました。しかし、自動集計機能がついていないタイムカードでは、リアルタイムで残業時間の把握ができません。1ヵ月の残業時間が上限を超えていても、気づかずにさらに残業させてしまうリスクがあります。

複数の拠点がある時

複数の拠点を持つ企業では、タイムカードの集計に多くの手間がかかります。たとえば、本社のほかに工場を持つ企業では、工場のタイムカードを取りまとめて郵送してもらい、その後で勤怠計算をしなければいけません。

「工場で集計を行い、データを先に送ってもらう」という方法もありますが、十分な情報共有や教育を行わないと、タイムカードの集計方法が本社と工場で違うといった問題が起こる可能性があるでしょう。

勤怠管理をタイムカードで行う課題・リスク

タイムカードによる勤怠管理にはさまざまなリスクがあります。タイムカードによる勤怠管理を続けることで、どのような問題が起こるのかを知っておきましょう。

管理に手間がかかる

タイムカードに打刻された時刻を手作業でExcelなどに転記するには、手間と時間がかかります。残業時間を手計算してタイムカードの横に手書きしている企業などは、なおさらです。手作業が増えれば、その分ミスが起こる確率も高くなるでしょう。

ただし、タイムレコーダーの中には打刻時間を自動で取り込めるものも登場しています。このようなシステムであれば、管理にかかる時間を低減できます。昔ながらの方法を活かしてシステム化を行いたい場合は、検討してみてください。

不正打刻ができる

誰が打刻したのかわからない」というのは、タイムカードのデメリットのひとつです。簡単に他人のタイムカードを押せてしまうため、遅刻の隠ぺい工作などが起こる可能性があるでしょう。また、単純に間違えて他人のタイムカードを押してしまうこともあります。

打刻ミスが起こったときは、手書きで修正するといったアナログな対応を取らざるを得ません。しかし、手書きの修正だけでは信頼性が担保できません。申請に基づいて上司が承認を行うなど、面倒な手順が必要です。

働き方が限られる

打刻できる場所が限定されるタイムカードでの勤怠管理は、柔軟な働き方への対応がしづらい方法です。

これまでも、直行直帰が多い営業社員や出向社員はタイムカードを打刻できないといった問題がありました。テレワークが浸透した現代では、こうした問題が一層大きくなっています。

「タイムカードを打刻するために出社する」というのは無駄の多い行為です。しかし「出社しない場合はメールで連絡」「後日タイムカードに手書きする」といった運用では、出退勤時間を正確に把握することができません。タイムカードを利用する以上、出社が原則になってしまいます。

就業データを把握しにくい

タイムカードを利用した勤怠管理では、基本的に毎月1度集計を行います。自動集計されないため、それぞれの従業員の残業時間などをリアルタイムで把握することができません。しかし、従業員の1ヵ月あたりの残業時間をリアルタイムで把握していないと、残業時間の上限に関する法改正への対応が困難です。

さらに、有給休暇も年5日以上の取得が義務付けられています。しかし、タイムカードでは有給取得状況が自動集計されません。手書きで有給管理簿等に転記したり、申請内容と出勤状況を照らし合わせたりする必要があります。

5年間の保管が必要

タイムカードは、5年間の保管が義務です。タイムカードは毎月発生しますから、仮に10人しか従業員がいなかったとしても、年間120枚、5年で600枚にも及びます。それだけのタイムカードを保管するには、手間も場所もかかります。

電子帳簿保存法の改正によって、紙の保管から電子データの保存への移行が進んでいる現在、タイムカードの保存についても見直す必要があるでしょう。

勤怠管理をタイムカードで行うメリットもある

多くの課題を抱えるタイムカードによる勤怠管理ですが、今でもタイムカードを利用している企業は少なくありません。これは、タイムカードならではのメリットが存在しているからです。

タイムカードは昔ながらの方法ですから、使い方が簡単です。運用マニュアルを別途用意したり、研修をしたりする必要はないでしょう。システム導入のためのコストが発生することもありません。

何より、長年慣れ親しんだやり方を継続したいと考える方も多いと考えられます。

タイムカード以外の勤怠管理方法とは?

タイムカードを使わない勤怠管理には、勤怠管理システムやアプリを利用する方法があります。

勤怠管理システムでは、タイムカードを打刻する代わりに、システム上で出退勤の記録と管理を行います。ICカードやチャットツールで出退勤を記録できるシステムもありますから、業務内容等に合わせて選択できるでしょう。

このようなシステムでは、リアルタイムで従業員別の残業時間を把握できます。1ヵ月の労働時間の集計も自動で行われるため、上限を超えそうな従業員にもすぐに気づくことができるでしょう。打刻ミスや長時間労働を防ぐアラート機能や有給管理機能などが付帯しているシステムも多く、従業員の勤怠管理を効率化できます。

(まとめ)適切なタイミングでツール導入を検討しよう

タイムカードを使った勤怠管理にもメリットはあります。しかし、時代が移り変わっていく中で、新しい働き方や法改正等への対応がじょじょに難しくなってきています。

今は問題がなかったとしても、いつか切り替えが必要になるでしょう。そのときに慌てることがないように、無理のないタイミングで勤怠管理システムへの移行を検討することをおすすめします。

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