2019年4月、働き方改革関連法案(改正労働基準法)によって、勤怠管理の在り方の新たな基準が設けられました。勤怠管理の在り方を長く見直していない企業は、新しい基準に適合しているかどうか確認する必要があるでしょう。

特に意識しておきたいのが、客観的な記録による勤怠管理の必要性です。企業は、原則として従業員の自己申告ではなく、使用者の確認や、タイムカード等の利用による客観的な労働時間の管理をしなければいけません。

本記事では、労働時間管理を中心に、労働基準法の内容をわかりやすく解説していきます。

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勤怠管理に関わる法律「労働基準法」

労働基準法とは、働く人の労働条件に関して、最低限企業が守らなければならない基準を定めた法律です

労働基準法の第1章第2条には「労働条件は、労働者と使用者が、対等の立場において決定すべきものである。」と明記されています。企業側が優位に立って、労働者に無理を強いることは法律で禁止されているのです。労働条件について考える際は、この原則を常に頭に置くようにしましょう。

なお、労働基準法には、賃金支払いや解雇予告、有期労働契約といった内容に加えて、勤怠管理に関する規定も設けられています。これは、過重労働による従業員の健康被害を回避するためです。企業にとっても、従業員の過重労働による離職率の上昇や傷病休職、労災、事故などは大きな問題だといえるでしょう。

さらに、働き方改革によって、勤務時間に関する新たな内容も盛り込まれました。時間外労働の上限規制や、36協定の締結、客観的な記録による勤怠管理といったポイントを守って経営を行いましょう。

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勤怠管理に関わる法的な義務

働き方改革関連法案では、勤怠管理に関する新たな規定が複数設けられています。

2019年4月からは、時間外労働の上限規制と、年次有給休暇の確実な取得が義務付けられています。時間外労働の上限規制は一部業種に猶予が設けられていますが、2024年3月いっぱいで猶予期間も修了します。

さらに、2023年4月からは、月60時間を超える時間外労働をした際の割増賃金引上げが中小企業に対しても適用されます。

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時間外労働の上限規制

時間外労働が長時間に及ぶと、健康を阻害したり、ワークライフバランスの実現が困難になったりといった問題を引き起こします。

このような問題を改善するために、労働基準法において時間外労働の上限規制が設けられています。最新の法律を把握したうえで勤怠管理を行いましょう。

労働時間・休日に関する原則

労働時間 休日
1日8時間及び1週40時間以内 毎週少なくとも1回または4週4回以上

原則として、従業員の労働時間は、1日8時間、1週40時間以内と定められています。この時間を超えて労働する場合は、36協定を締結しなければいけません。

36協定とは、労働基準法第36条に基づいて行われる労使間の協定のことです。事業主と従業員の代表者が残業に関する取り決めを行った上で、事業所を管轄する労働基準監督署長に届出を行います。

時間外労働の上限

時間外労働の原則 特別な事情により労使が合意する場合
月45時間・年360時間以内 時間外労働年720時間以内

時間外労働と休日労働の合計が月100時間以内

※月45時間を超えていい回数は年6回まで

※時間外労働と休日労働の合計は「2か月平均」「3か月平均」「4か月平均」「5 か月平均」「6か月平均」が全て1月当

たり80時間以内

たとえ36協定を締結したとしても、時間外労働は原則として1ヵ月あたり45時間、年360時間が上限です。従業員にこれを超える時間外労働をさせる場合は、いつ、どんなときに必要なのかといったことを明記した特別条項を締結し、届け出なければいけません。

ただし、特別条項を締結したとしても、労働時間の上限がなくなるわけではありません。

残業時間の上限を守るためには、勤怠管理が必須です。そのため、企業には勤怠管理を正しく行うことが義務付けられています。

適用除外・適用猶予

時間外労働の上限規制に関して、以下の事業を営む事業者については2024年3月31日まで適用が猶予されています。

  • 建設事業、自動車運転の業務、医師……2024年3月31日まで上限規制の適用なし
  • 鹿児島県及び沖縄県における砂糖製造業……時間外労働と休日労働の合計月100時間未満、2~6ヵ月の平均80時間以内の上限は適用なし

ただし、上記の業種も2024年4月1日以降、上限規制が適用されます。建設事業、自動車運転の業務、医師については通常の業務よりは規制がゆるくなっているものの、上限なく働けるわけではなくなる点に留意が必要です。

詳しい特例や規定については以下をご参照ください。
https://www.mhlw.go.jp/content/000611834.pdf

タイムカードで15分未満切り捨ては違法

タイムカードや手書きの出勤簿など、出勤時間と退勤時間を元に残業代計算をする際は、残業時間の合計を算出する必要があります。このとき「1日15分未満の残業時間は切り捨て」といった運用をしている企業もあるでしょう。しかし、これは労働基準法の「賃金全額払い」の原則に反する行為です。

たとえ1分でも従業員が働いているのですから、企業側が勝手に切り捨てて残業代計算をすることはできません。1分単位で残業時間を記録して、月の残業時間を算出するのが原則です。

ただし、1ヵ月分の残業時間を集計した結果については、30分未満を切り捨て、30分以上を切り上げて計算することが許容されています。

年次有給休暇の確実な取得

有給休暇は、労働基準法によって定められている従業員の権利です。有給取得の条件を満たす従業員に対して、企業は規定以上の有給休暇を付与しなければいけません。

有休取得の条件

条件
  1. 雇入れの日から6か月継続して雇われている
  2. 全労働日の8割以上を出勤している

有給休暇付与日数(フルタイム勤務の場合)

継続勤務年数 6か月 1年6ヵ月 2年6ヵ月 3年6ヵ月 4年6ヵ月 5年6ヵ月 6年6ヵ月以上
付与日数 10日 11日 12日 14日 16日 18日 20日

また、パートやアルバイトのような短時間勤務の従業員に対しても、所定労働日数に応じて以下の有給休暇を付与する必要があります。

週所定労働日数 1年間の所定労働日数 6か月 1年6ヵ月 2年6ヵ月 3年6ヵ月 4年6ヵ月 5年6ヵ月 6年6ヵ月以上
4日 169以上216日以下 7日 8日 9日 10日 12日 13日 15日
3日 121日以上168日以下 5日 6日 6日 8日 9日 10日 11日
2日 73日以上120日以下 3日 4日 4日 5日 6日 6日 7日
1日 48日以上72日以下 1日 2日 2日 2日 3日 3日 3日

付与した有給休暇は、従業員が希望するタイミングで使えるようにしなければいけません。ただし、業務の都合上どうしても難しい場合は、ほかの時季に有給取得時期を変更することが可能です。また、利用しなかった有給休暇は、翌年まで繰り越すことができます。

こうした有給休暇の管理を行うために、事業主は従業員別の有給休暇管理簿を作成して3年間保存する義務があります。

なお、2019年4月1日からは、年次有給休暇の年5日取得が義務化されました。取得していない従業員に対しては、事業主側から時季を指定して有給休暇を取得させなければいけません。

有給休暇に関する詳しい規定については、以下をご覧ください。
https://www.mhlw.go.jp/content/000611834.pdf

月60時間超の時間外労働に対する割増賃金率引き上げ

1ヶ月の時間外労働

(1日8時間・1週40時間を超える労働時間)

割増賃金額
60時間以下 25%
60時間超 50%

1ヵ月40時間を超える法定外残業には、割増賃金の支払いが義務付けられています。

さらに、1ヵ月に60時間を超える残業をした場合は、より高い割増率で残業代計算をしなければいけません。60時間には週1日の法定休日に行った労働時間を含みませんが、それ以外の休日労働については含んで計算します。

中小企業は2023年3月まで猶予期間が設けられていますが、2023年4月以降は大企業と同様に、60時間超の残業に対して50%の割増賃金を支払う必要があります

ただし、60時間を超える残業に対する割増賃金の代わりに、有給の休暇である代替休暇を付与することが可能です。

勤怠管理の法律に違反した場合の罰則

勤怠管理の罰則

勤怠管理に関する法律に違反すると、各種の罰則の対象となる可能性があります。「慣例的にやっていたことが法律にそむいていた」ということがないように気を付けましょう。

時間外労働の上限を超えた場合

36協定を締結することなく時間外労働をさせたり、36協定の定めを超えて時間外労働をさせたりすると、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。

年5日の有休を取得させなかった場合

労働者に年間5日の有給休暇を取得させないと、労働省からの監督指導を受けることになります。それでも改善が見られない場合は、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

なお、この罪は従業員1人につきひとつの罪とみなされます。

勤怠管理は客観的な把握が必須

タイムカード

従業員の労働時間を正確に把握するためには、そのための客観的な記録が必要です。勤怠管理体制について見直しを行いましょう。

勤怠管理の義務化

労働安全衛生法では、従業員の労働時間の把握を義務化しています。出勤の有無だけを確認するのではなく、労働時間を正確に把握できる体制づくりを行いましょう。

厚生労働省は、労働時間を正しく把握するための措置として、客観的な労働時間の記録と確認を原則としています。始業時間と終業時間を管理者が確認して記録するか、タイムカードやICカード、パソコンの仕様履歴などからシステム的に記録を行いましょう。

なお、従業員が自分で出勤時間や退勤時間を申告する自己申告制は、適正な労働時間の把握を困難にする原因となりがちであることから、推奨されていません。やむをえない理由で自己申告を行う場合は、十分な説明を行うことや、適正な申告の妨げになりやすい措置の禁止といった多くの条件を満たす必要があります。

勤怠管理システムで電子化

正確な勤怠管理のためには、勤怠管理システムの利用が確実です。法律違反にならないためにも、客観的に勤怠管理をできる体制を整えましょう。

勤怠管理システムには様々な種類がありますから、自社に適した運用ができるシステムを導入してください。特に、特殊な勤務形態の業界においては、業界に特化したシステムを利用することが、正しい労働時間の把握につながります。

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まとめ

従業員の勤怠管理は、法律を遵守するためにも、従業員の健康を守るためにも大切なことです。働き方改革関連法案によって、勤怠管理の基準も変化しています。新しい基準に適合できる管理方法を検討しましょう。

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