攻めのバックオフィス部が実践しているリモートワークの取り組み!

Writer:伊東貴弘
2021年5月21日

クラウドラボを運営するトムスの『攻めのバックオフィス部』に所属している伊東です!

コロナウイルスをきっかけに多くの企業が取り入れるようになったリモートワーク。
総務・事務職といったバックオフィスのリモートワークの実施も大分進んできましたが、実際の実施率はどうでしょうか?

調べてみたところ、クラウド人材管理ツール「カオナビ」を提供している株式会社カオナビの研究機関「カオナビHRテクノロジー総研」が全国の企業を対象に実施した「リモートワーク実態調査」によると、2021年1月8日以降(緊急事態宣言発令以降)での人事・経理・総務・法務などの「事務系管理職」のリモートワーク実施率(「毎日リモートワーク」と「出社とリモートワークを併用」を併せた率)は4割以上となっています!

<職種別リモートワーク実施率>
(※カッコ内の数値は回答数)

(出典:カオナビHRテクノロジー総研「2021年1月 リモートワーク実態調査」)

このように、バックオフィス業務を行う「事務系管理職」のリモートワーク実施率が全体のリモートワーク実施率(24.6%)に比べて高いことが分かります!
機密情報の取り扱いや請求書・契約書関連で毎日出社する率がもっと高いと思われていた方もいらっしゃったのではないでしょうか?

攻めのバックオフィス部も出社と併用しながらリモートワークを実施しています!
ちなみにこの記事も出社せずリモートワーク先(自宅)で作成しています!笑

今回は、そんな攻めのバックオフィス部が、どのように日々のバックオフィス業務をリモートワークでこなしているか、その内容を紹介していきます!

攻めのバックオフィス部が実践しているリモートワーク方法

リモートワークを実践するにあたって攻めのバックオフィス部では下記の取り組みをしました!

①積極的なペーパーレス化

請求書や契約書など紙の書類でのやり取りが多いですが、可能な限り紙を減らしてデータでのやり取りを行うよう心掛けました!
例えば、先方から承諾を得たら、請求書であれば郵送ではなくメールでPDF化したものを送り、契約書であればクラウドツールを用いて電子押印等行って電子上で契約締結するなどしていきました!

②クラウドツール導入と活用

この攻めのバックオフィス部記事でも多く取り上げていますが、「NINJA SIGN」という電子契約ツールや「会計・人事労務freee」という経理をメインとしたクラウドツールを導入・活用し、リモートワーク先でも法務・経理の業務ができるよう設定しつつ、それらの業務のスマート化も実現しました!
(NINJA SIGNの活用に関する記事はコチラ
(人事労務freeeの活用に関する記事はコチラ
(会計freeeの活用に関する記事はコチラ

③リモートワークをしやすくするための社内ルール作成

こちらの記事にも書きましたが、例えば仮払いやクレジットカードの使用等申請する場合は申請から3営業日を設けた日程や希望時間をいれてもらい、その日程に沿って攻めのバックオフィス部メンバーが出社するなど、リモートワークをしやすくするための体制を整備するために社内ルールを作成しました!
(「クレジットカードの使用申請等」について以前紹介した記事はコチラ

④PC・データ環境の整備

リモートワーク先でもスピーディーにPCを動かせるよう、Dorop Box等のオンラインストレージのデータ整理を促したり、会社の自分用PC内にノートPC等でもアクセスして遠隔操作できるよう設定も行いました!

以上のような形で攻めのバックオフィス部では部署内でのリモートワークを進めてきました!
この記事を読まれている方で、「バックオフィスの部署でリモートワークを本格的に始めていきたい…!」、「すでにリモートワークを始めているがもっと進めていきたい…!」と悩まれている方がいらっしゃいましたら是非ご相談ください!

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