クラウドラボを運営するトムスの『攻めのバックオフィス部』に所属している伊東です！

法務の業務をしていく中で、電子契約を推奨・実践している攻めのバックオフィス部。
（電子契約の取り組みについて紹介している記事はコチラ）

現在は電子で契約を取り交わしていただける企業も増えましたが、電子契約ツール導入当初は電子契約が中々進まず、まだまだ紙面での契約の取り交わしが多くありました。
そんな電子契約について、今回は電子契約での取り交わしが増えるまでの道のりや取り組みについて紹介していきます！

電子契約が進まなかった要因

電子契約が当初進まなかった要因として、１番多かったのが「電子契約の信憑性」。
電子契約の認知度が広まっていなかったこともあり、電子契約を取り交わして法的効力が本当に担保されるのかどうか不安視される企業が多く、電子契約だと会社の稟議が通りづらいという声もありました。

次に「電子契約の締結までのフローが複雑そう」という声。
電子契約だと収入印紙や郵送料といったコストがかからないため、電子契約を進めようという気持ちはあっても、電子契約締結までのフローが想像できず、そこでハードルを感じてしまう企業もありました。

また、ツール導入当初、契約を取り交わす企業の担当者へメール等で事前に電子契約に関して不安視されると想定される事項について説明するものの、トムスも電子契約での実績が当時少なく、契約を取り交わす企業の担当者からの電子契約に関する深い質問について素早く対応することができなかったため、そこも電子契約が進まなかった要因の１つでもあると感じています。

電子契約が促進されるようになった要因

業務効率化やペーパーレスの視点から電子契約の促進のため、電子契約が進まない要因・弊害を取り除くために下記実践していきました！

①電子契約で不安視されていることやメリットの詳細説明

「電子契約の信憑性」や「電子契約の締結までのフローが複雑そう」という電子契約をする上で不安視される事項を解消するために、契約を取り交わす企業の担当者に対し、電子契約の法的効力が生じる根拠や電子契約締結までのフローと締結までに要する時間について詳細説明をしていきました！
また、それらに加えて、電子契約のメリット（郵送コストや郵送作業の時間が削減できる等）についても継続的に説明していきました！

②ウェビナー等での認知度向上

電子契約の認知度があまり広まっていなかったため、クラウドラボで行ったウェビナーにて電子契約について取り上げ、仕組み等含めて電子契約に関して認知度を広めていきました！
また、昨年度、河野行政改革担当大臣が行政手続きでの押印を可能なかぎり不要とする「脱ハンコ」に関する会見がされたことも認知度向上に大きくつながったと思います。

以上のような取り組みを実践したことにより、徐々に電子契約での取り交わしが増えていくようになりました！

電子契約促進に関する想い

電子契約を取り交わす実績が増えたことにより、導入している電子契約ツール（NINJA SIGN）の運営元からインタビューも受けるようになりました！（インタビュー記事はコチラ）
そのインタビューの中でお話させていただいていた内容と重なる部分もありますが、契約の電子化を促進していく中で「地方企業の法務の業務の効率化に寄与していきたい」という想いがあります。
トムスは静岡県を拠点としていますが、静岡県は都心と比べるとまだまだITのツールを使ったバックオフィス業務の効率化が進んでおらず、特に契約のやり取りは紙ベースで行う企業が未だ多くいると感じています。
そのため、静岡県という地方の企業でも、契約業務を中心とした法務というバックオフィス業務を電子契約によって効率化を実現できていることをこの記事やSNS等で発信して広めていき、地方企業全体の法務の業務改善・効率化に寄与していければと考えています！

 

今回ご紹介した電子契約等でご不明点・ご相談したいことなどがございましたら、トムス（クラウドラボ）までお気軽にご連絡ください！
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