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攻めのバックオフィス部が挑戦したリモートワークの推進と業務の改善・効率化!

Writer:伊東貴弘
2021年3月31日

クラウドラボを運営するトムスの『攻めのバックオフィス部』に所属している伊東です!

12月に掲載した「トムスリモートワーク推進プロジェクト!」(記事はコチラ)に関してですが、その後攻めのバックオフィス部が主体となって社内のメンバーがリモートワークを実施しやすいよう環境整備したり、それに合わせた働き方・業務の改善を進めたりしてきました!

今回はリモートワークの推進含め、働き方・業務の改善等、3月までの間で攻めのバックオフィス部が主体となって行ってきたことについて紹介します!

プロジェクトの経緯と概要

当初はコロナウイルス感染防止の観点で在宅勤務等のリモートワークを推奨していましたが、その後改めて社員それぞれの働き方の有益性や出勤による勤務の必要性等を鑑み、社員がよりリモートワークをしやすくするための環境整備やそれに伴うオフィス縮小の実現に向けたプロジェクトを去年の12月に発足しました。(詳しくはコチラ
そして、そのプロジェクトを現在に至るまで下記のように挑戦・実行していきました!

挑戦したリモートワークの推進と業務改善・効率化(プロジェクトの振り返り)

プロジェクトに関して、攻めのバックオフィス部が主体となって挑戦・実行したことは下記になります!

①リモートワークの課題抽出と改善

リモートワークを推し進めていくにあたって、リモートワークの課題抽出と改善を目的として、攻めのバックオフィス部で社内アンケートの作成と実施を行いました!この社内アンケートから判明した、社内メンバーが感じているリモートワークの1番の課題は「社内メンバーとのコミュニケーションの低下」でした。
そのため、リモートワークで会社に出勤していなくてもメンバー同士でコミュニケーションを図れるよう「ZOOMでの朝礼」を取り入れるなど、この課題の改善に努めました!
(ZOOM朝礼の取組に関する記事はコチラ
また、今まで使用してきたSLACKをより一層積極的に活用していき、リモートワーク化での社内の情報共有や伝達等の円滑化を図りました!
(リモートワークの活用に関する記事はコチラ

②クラウドツールの活用

契約書類の押印や領収書の精算等出社が必要になるようなリモートワーク実施の弊害になるケースを減らすとともに、バックオフィス業務である法務・経理の業務の効率化を図るため、「NINJA SIGN」という電子契約ツールや「会計・人事労務freee」という経理をメインとしたツールを活用して、それらの業務のスマート化を実現しました!クラウドツールを活用した業務改善・効率化に関する記事は下記になります!
(NINJA SIGNの活用に関する記事はコチラ
(人事労務freeeの活用に関する記事はコチラ
(会計freeeの活用に関する記事はコチラ

③PC・データ環境の整備

リモートワーク先でもスピーディーにPCを動かせるよう、Dorop Box等のオンラインストレージのデータ整理を促したり、空き容量確保のための方法を周知したりしました。また、会社の自分用PC内にノートPC等でもアクセスして遠隔操作できるよう設定も行いました!

④オフィスの縮小

上記①②③によって社内のリモートワークが大分促進されたこともあり、オフィス面積を縮小しました。このオフィス縮小に関しては、オフィスの棚や倉庫の整理、オフィスレイアウトの設定や実際の変更等を攻めのバックオフィス部が中心となって実施しました!

以上のような取組によって、リモートワークの推進やそれに伴うバックオフィス業務の改善・効率化を実現しました!
今後も継続して業務の改善・効率化を図り、記事で紹介していきます!

今回ご紹介したバックオフィス業務の効率化等でご不明点・ご相談したいことなどがございましたら、トムス(クラウドラボ)までお気軽にご連絡ください!
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