SHIZUOKA cloud lab

脱ハンコ・電子契約に関する取り組み!

Writer:伊東貴弘
2021年1月6日

クラウドラボを運営するトムスの『攻めのバックオフィス部』に所属している伊東です!

リモートワークが進んでいますが、契約書類の関係で押印するために出社される方もいらっしゃるのではないでしょうか?

昨年度は河野行政改革担当大臣が、行政手続きでの押印を可能なかぎり不要とする「脱ハンコ」に関する会見がなされました。行政のほうで「脱ハンコ」が実現され、民間企業へも「脱ハンコ」が浸透していけば、より一層リモートワークが推進されるのではないかと思います。

攻めのバックオフィス部では、すでに「NINJA SIGN (ニンジャ サイン)」というクラウドツールを用いて、脱ハンコ・印鑑による電子契約を実現し、契約書類作成の効率化を図っています!

今回はこの「NINJA SIGN (ニンジャ サイン)」の取り組みについてご紹介します!

NINJA SIGNとは

NINJA SIGNは、契約書作成依頼・作成・レビュー・締結・保管までの契約の流れを全てオンライン上で一括して行うことができるワンストップ電子契約サービスです!

ワンストップでカバーできるため、契約書作成・押印・郵送にかかる手間の削減や製本・郵送に関わる費用等のコスト削減につなげることができます!

<NINJA SIGN説明動画はコチラ>

NINJA SIGNができること

①簡単に契約書を作成できる!
 ・契約書のひな形をテンプレートとして登録・利用することが出来ます!入力項目を設定することで、相手方に情報入力をしてもらうことができ、契約書作成の効率化が図れます!

②契約書ワークフローや修正履歴等の可視化ができる!
・契約書の作成依頼・レビュー・承認をNINJA SIGN上で行うことが出来ます!また、契約書の履歴やコメントを残すことが可能で、コンプライアンス・内部統制の強化が可能です!

③オンライン契約締結による業務効率化とコスト削減に寄与!
・NINJA SIGN上で契約締結が可能です!そのため、契約書の印刷・製本・郵送が不要となり、契約にかかる業務時間を削減します!また、収入印紙・郵送代が不要のため、コスト削減にも寄与します!

④契約書の保管・管理の手間を削減!
・NINJA SIGNで締結した契約書だけでなく、紙の契約書もNINJA SIGNに保管でき、一括管理が可能です!閲覧保管した契約書はいつでも検索可能です。また、閲覧権限の設定や有効期限の管理も行うことができます!

NINJA SIGN活用によるトムスの契約書作成の効率化

攻めのバックオフィス部では、NINJA SIGNを法務の業務に用いており、よく使う様式の契約書のテンプレート作成や取引先との電子署名による契約も行い、効率化を図っています!
また、契約書類が電子化されているので、NINJA SIGN上での保管や管理も行ってペーパーレス化も図っています!

<契約書のテンプレート作成画面>

例えば、トムスでは秘密保持契約書をよく使用するのでそのテンプレートを作成・登録しています!

 

<契約書のテンプレート内容>

 

テンプレートで会社名やビル名等を上記のように入れておくとNINJA SIGN上で簡単に契約相手の情報を入れ込めます!

後はNINJA SIGN上でその書類を契約相手に送り、契約相手に電子署名してもらったものを保管して完了!

郵送料がかからないのでコストが削減される上、押印や郵送作業もないため出社せずリモートワークで完結して効率的です

 

NINJA SIGNに関する詳細説明はコチラ
また、トムスにNINJA SIGNを導入した詳しい経緯などはコチラに掲載されています!

NINJA SIGNを含むクラウドツールについてご不明点やご相談したいこと等ございましたら、クラウドラボまでお気軽にご連絡ください!
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