kintoneのワークフローで使えるおすすめプラグイン！
標準機能と比べてどう便利になる？
kintoneはペーパーレスでワークフロー（申請業務）の一元管理を実現します。標準機能だけでも、シンプルな申請業務から複数の承認者がいるケース、条件分岐する複雑な申請業務まで対応可能です。しかし、標準機能だけでは実現できないこともあり、実際の業務では使いにくさを感じるケースもあるでしょう。
この問題を解決するのが、kintoneの機能を拡張する「プラグイン」です。この記事では、kintoneのワークフロープラグインを使うメリットと無料・有料のおすすめプラグインを紹介します。
kintoneのワークフロープラグインを使うメリット
kintoneにプラグインを導入すると、標準機能には実装されていない機能を追加できます。今までできなかったことができるようになり、kintoneはさらに便利になります。ワークフロープラグインにはどのようなメリットがあるのか、具体的に見ていきましょう。
手間をかけずにワークフローシステムを導入できる
kintoneは、ソースコードを記述しなくても、用意されたパーツを使ってドラッグ&ドロップの簡単な操作でシステムを作成できるのが特徴です。しかし、ワークフローの開発は通常のシステムよりも難しい面もあります。その理由は、複数の機能を組み合わせてシステムを構築する必要があるからです。
kintone上では、主にプロセス管理という機能でワークフローの設定と管理を行います。目的の動作を実現するためには、さらに通知機能やアクセス権の設定といった複数の機能も必要になるのです。
このようなワークフローシステムも、プラグインを導入することで、標準機能だけで開発するよりも手間をかけず導入できます。
より便利になる
プラグインを導入する最大のメリットは、kintoneがより便利になることです。自社の業務にあわせてカスタマイズすれば、システムはより使いやすくなりますが、それにはプログラミングの知識が必要です。システム会社などに外注する方法もありますが、費用や時間がかかります。
プラグインは、機能の拡張に必要なプログラムがパッケージ化されています。そのため、インストールするだけで必要な機能が追加され、すぐに使うことが可能です。
同じカスタマイズを複数のアプリで適用したい時にもプラグインは便利です。kintoneにアップロードしたプラグインは、各アプリから使いたいものを選択して適用できます。
また、不具合の修正や機能の追加といったプラグインのバージョンアップも一括で行えるので、個別でアプリを更新していく方法よりもはるかに手間がかかりません。
セキュリティを強化できる
kintoneは、APIを用いてさまざまな外部サービスと連携できますが、セキュリティ面に注意しなければなりません。
その理由は、連携するサービスの利用時に取得したAPIトークなどの重要情報はブラウザから閲覧できてしまうからです。Google ChromeのDeveloperコンソールなどを使えば、kintoneで実行されているコードの中身を簡単に見られてしまう状態です。
プラグインを導入すれば、外部APIの実行に必要なAPIキーなどの情報をkintoneのサーバーに保存できます。サーバー上に保存された情報はアプリ管理者しかアクセスできないため、外部からのアクセスを防げるのです。
kintoneのプラグインの追加方法
プラグインはkintoneのスタンダードコースに加入していれば利用できます。追加方法は次の通りです。
- kintoneのシステム管理を開く
- 「その他」→「プラグイン」→画面左上の「読み込む」をクリック
- 「参照」→読み込むプラグインファイル（zipファイル）を選択して、「読み込む」をクリック
「読み込んだプラグイン」としてプラグイン名が表示されていれば、追加は完了です。プラグインを導入するアプリの設定画面で適用させましょう。
なお、プラグインファイルは、zip形式のまま読み込ませてください。最大100MBまで一括読み込みが可能です。プラグインのバージョンを更新する際も、新規追加と同様の手順で行います。
kintoneのおすすめワークフロープラグイン
kintoneのワークフロープラグインには、無料で使えるものから有料で使えるものまで数多くあります。ここからはkintoneのおすすめワークフロープラグインを紹介します。
ワークフロープラグイン【有料】
有料プラグインは利用に料金が発生しますが、不具合やkintoneのアップデートへの対応など、サポートが充実しています。まずは有料のおすすめワークフロープラグインを5つご紹介します。
【統合型】ワークフローkintoneプラグイン＆アプリ（株式会社アイティーフィット）
画像引用元：統合型ワークフローkintoneプラグイン＆アプリ – ITFit（https://www.itfit.co.jp/kintone-workflow/）
株式会社アイティーフィットが提供する「統合型kintoneワークフロープラグイン＆アプリ」は、複数の申請元アプリの一元管理に便利です。各申請元アプリにプラグインを導入することで、各種申請を一つのアプリで一覧化できます。
このプラグインでは、複数のアプリを連携させたワークフローの構築が可能です。個々のアプリで承認する必要がなくなるので、業務効率がアップします。他にも一つの申請元アプリに複数の申請ワークフローを設定できたり、ワークフローの適用条件を指定できたりと、申請業務を統合できる機能が充実しています。
■料金
プラン50（50ユーザーまで）：月額20,000円（税別）
プラン100（100ユーザーまで）：月額40,000円（税別）
プラン200（200ユーザーまで）：月額70,000円（税別）
プラン300（300ユーザーまで）：月額90,000円（税別）
コラボフロー連携プラグイン（M-SOLUTIONS株式会社）
画像引用元：kintoneプラグイン一覧 - コラボフロー連携プラグイン | M-SOLUTIONS株式会社
（https://m-sol.co.jp/service/kintone/contents/plugin/collaboflow.php）
M-SOLUTIONS株式会社が提供する「コラボフロー連携プラグイン」は、kintoneとコラボフローを連携させ、リッチなワークフローを実現するプラグインです。
本来ワークフローの作業はコラボフローから行い、データ管理はkintoneから行わなければなりません。
連携プラグインを導入することで、コラボフローがバックエンジンのように動作し、作業やデータ管理がkintoneだけで完結します。
kintoneの標準機能では対応できない代理承認や承認者の追加・変更、承認ルートの確認など複雑な承認フローにも対応可能です。
■料金
1ドメイン：年額200,000円（税抜）
※プラグインの利用には別途でコラボフローの契約が必要です。
Smart at tools for kintone 申請パック（M-SOLUTIONS株式会社）
画像引用元：Smart at tools for kintone 申請パック（https://tools.smartat.jp/-/apppack）
M-SOLUTIONS株式会社が提供する「Smart at tools for kintone 申請パック」は、申請フローの作成や管理の手間と時間を最小化できるプラグインです。
テンプレートが用意されているので、業務にマッチしたフローを選択するだけで簡単に申請フローを作成できます。申請フローの設定が難しい、細かな設定ができない、申請状況の管理がしづらいなどの課題の解消に最適です。
経費精算や稟議申請など、一般的な申請業務のほとんどをカバーしています。Excel申請書の取り込みや電子帳簿保存法対応などオプションサービスの追加も可能です。
■料金
【スタータープラン（50IDまで）】
初期費用：100,000円/1ドメイン
費用：年額90,000円（税別）/1ドメイン（月額7,500円（税別）/1ドメイン）
【スタンダードプラン（100IDまで）】
初期費用：100,000円/1ドメイン
費用：年額180,000円（税別）/1ドメイン（月額15,000円（税別）/1ドメイン）
【プロフェッショナルプラン（300IDまで）】
初期費用：200,000円/1ドメイン
費用：年額480,000円（税別）/1ドメイン（月額40,000円（税別）/1ドメイン）
【エンタープライズプラン（500IDまで）】
初期費用：200,000円/1ドメイン
費用：年額780,000円（税別）/1ドメイン（月額65,000円（税別）/1ドメイン）
ガルキンワークフロー連携プラグイン（株式会社ジョイゾー）
画像引用元：ガルキンワークフロー連携プラグイン – 株式会社ジョイゾー （https://www.joyzo.co.jp/service/grnplugin/grkinwf/）
株式会社ジョイゾーが提供するガンキルワークフロー連携プラグインは、サイボウズのGaroonのワークフローで承認された申請データをkintoneのアプリに連携できるプラグインです。
このプラグインを導入すると、申請データや申請時に添付されたファイルを、kintoneの任意のアプリへ登録できるようになります。
例えば、承認された見積書のファイルを、kintoneの見積管理アプリへ登録したり、承認された契約書情報をkintoneの契約書ファイル管理アプリに登録したりする用途で利用できます。
ワークフロー管理にGaroonを導入しており、承認データの保存・管理にkintoneを利用したい場合に便利です。
■料金
年額77,000円（税別）/1ドメイン（月額7,000円（税別）/1ドメイン）
※30日間無料お試し
X-Point（株式会社エイトレッド）
画像引用元：ワークフローシステム X-point（https://www.atled.jp/xpoint/）
株式会社エイトレッドが提供するX-Pointは、直感的にワークフローを作成・運用できるプラグインです。紙帳票のイメージで入力フォームの設定が可能なので、今まで社内で使っていた手書きの申請書のデザインをそのまま使って作成できます。
承認作業では書類を確認した後、承認ボタンのクリックのみでさくさくと承認を勧められるので、決裁スピードの向上に期待できます。また、串刺し検索や日付検索など検索機能も充実しているので、大量の書類の中から必要な書類を素早く探し出すことも可能です。
■料金
【X-point Cloud 】
月額500円（税別）×ユーザー数
ワークフロープラグイン【無料】
画像引用元：ステータス連動必須フィールド設定プラグイン（https://www.tis2010.jp/processlinked/）
無料で使えるおすすめのワークフローアプリは、TISが提供している「ステータス連動必須フィールド設定プラグイン」です。このプラグインでは、アクションごとに特定のフィールドを必須項目に設定したり、自動コピーしたりする機能が実現できます。
たとえば、受注日を入力しないままステータスを受注に変更しようとしても、専用の入力画面で受注日を入力しないとステータスが変えられない状態にできるのです。必須項目が未入力で申請を承認できず、差し戻す手間と時間を削減できます。
また、一定のステータス（状態）になったときに特定の項目を自動入力または特定の項目から内容を自動でコピーしたり、ステータスに合わせて入力不可の項目を設定したりすることができます。
kintoneのワークフロープラグインを利用する際の注意点
kintoneのワークフロー構築に便利なプラグインですが、利用する際に注意すべき点もあります。
実現したい機能をきちんとイメージしよう
kintoneのワークフロープラグインにはたくさんの種類があります。プラグインの導入で何を実現したいのか、その内容が明確でないと、どのようなプラグインを導入すべきか判断できません。まずは実現したい機能をはっきりさせて、目的に合ったプラグインを導入しましょう。
有料プラグインにはお試し期間が設けられていることもあります。無料で試せるものを利用するのも一つの手です。
無料のプラグインは注意点を理解して使用しよう
無料プラグインは有料のものより気軽に利用できますが、利用する際は以下の点に注意が必要です。
- アップデートや不具合への対応に不安が残る
- サービスが終了したり有料化したりすることがある
- 運用上必要なエラー対応などの処理が考慮されていないケースがある
企業の販促・広告用のサンプルや個人開発のプラグインが多く、不具合の修正やアップデートが積極的に行われていないケースもあります。サービス自体がいきなり終了してしまったり、有料プラグインに移行されたりするケースも考えられます。利用する際は、このようなリスクがあることを認識しておきましょう。
kintoneのワークフロープラグインまとめ
今回は、kintoneのワークフロープラグインを使うメリットとおすすめのプラグインを紹介しました。標準機能ではできないこともプラグインを導入すれば実現でき、ワークフローの作成や運用がさらに便利になります。
いろいろなプラグインがあるので、どのプラグインを導入すればいいのかわからない、プラグインの入れ方が分からない方は、kintoneのプロであるクラウドラボにご相談ください。
kintoneのワークフローについては、次の記事でも詳しく解説しています。
＞kintoneでワークフロー管理！「プロセス管理」機能の活用法