kintoneで勤怠管理は業務効率化できる？
導入がおすすめのケースや事例も紹介！
業務改善プラットフォームであるkintoneは、顧客・案件管理、勤怠管理、問い合わせ管理など、さまざまな用途に活用できます。今回はその中から、kintoneの勤怠管理システムについて紹介します。
一般的に、出退勤の記録や管理はタイムカードやエクセルを使いますが、kintoneを活用すればより柔軟な運用が実現できます。勤怠管理の業務効率を改善したいと考えている方は、この記事を参考にしてみてください。
kintoneだからこそできる勤怠管理の業務効率化
kintoneの勤怠管理システムを導入すると、どのような業務効率化が期待できるのか紹介しましょう。
勤怠管理をすべてオンラインに集約して効率化
画像引用元：kintone（https://kintone.cybozu.co.jp/purpose/attendance.html）
kintoneでの勤怠管理では、出退勤管理、残業申請・休暇申請、有給残日数管理、緊急時の勤怠連絡などが、すべてオンライン上で完結します。
情報を一元管理できるため、タイムカードやエクセルのように、情報が分散して管理が煩雑になるということもありません。また、タイムカードから手動で入力や集計をする必要もなくなるため、経理業務の作業時間削減にもつながります。
休暇・残業申請を簡略化
画像引用元：kintone（https://kintone.cybozu.co.jp/purpose/attendance.html）
勤怠管理アプリを使用すれば、休暇・残業申請を簡略化できます。
休暇・残業申請をワンクリックでペーパーレスに
kintoneなら、オンライン上で休暇・残業申請が可能です。申請書を書面で作成する必要がないため、ペーパーレス化が実現し、承認までの時間も大幅に短縮されます。申請はリアルタイムで通知されるため、依頼の見落としリスクも抑えられます。
コメント機能を搭載
kintoneの勤怠管理機能では、申請にコメントを紐づけられます。コメントはいつでも確認できるため、口頭でのやり取りで発生する、誤った内容の伝達・聞き逃し・聞き間違えなどの問題が解消されます。
スマホからもアクセス・申請が可能
体調不良や身内の不幸などで急に休まなければならなくなった場合も、スマホやタブレットから、いつでもどこでも連絡・申請が可能です。身近なデバイスで申請でき、複雑なプロセスもないため、緊急時には特に役立ちます。
勤務時間・給与を自動計算
画像引用元：kintone（https://kintone.cybozu.co.jp/purpose/attendance.html）
kintoneの勤怠管理システムには、勤務時間や給与計算、有給日数、残業時間などを自動で集計する機能が搭載されており、手動で計算する手間が省けます。この機能によって月末のまとめ直しが必要なくなり、入力ミスも減らせます。
「見える化」を実現するkintoneは、データ管理が一画面に集約され、共有できるようになっているため、勤怠状況の確認も簡単です。勤怠管理や給与計算は、ミスがないよう慎重に行う必要があり、工数も人的コストもかかる負荷の高い業務です。kintoneを導入すれば、業務を大幅に自動化でき、業務効率化によるコスト削減効果も期待できます。
kintoneで勤怠管理をする方法
実際にkintoneを使って勤怠管理を行うにはどうすればよいのでしょうか？ここでは、3つの方法を紹介します。
タイムカードアプリを使用して勤怠管理
タイムカードアプリを使うと、勤怠・出退勤時間の記録や申請、管理ができます。勤務時間は、アプリに出勤時間と退勤時間をそれぞれ入力すると自動で計算されます。また、上長への申請や承認もスマートフォンからワンクリックで行え、履歴や経緯はアプリ内で一括管理が可能です。
有料のkintone連携サービスを利用すれば、ICカード（NFCカード、交通カード）のタッチで自動打刻することもできます。
勤怠管理アプリを独自に開発・カスタマイズ
既存のタイムカードアプリは、独自にカスタマイズすることも可能です。タイムカードアプリは「サンプルアプリ」と呼ばれるいわゆるひな形で、そのまま使うこともできますが、デザイン・設定を使いやすくカスタマイズすることが可能です。
またその他にも、エクセルやCSVを読み込んでアプリを作成したり、ドラッグ＆ドロップで組み合わせてアプリを作成したりする方法もあります。
プラグインや外部サービスとの連携
APIを使用して他のツールと連携させたり、プラグインを使ったりすることでも勤怠管理システムは構築できます。ただし、求める機能によっては複雑な開発が必要になるケースもあります。自社でのシステム開発が難しいと感じた場合は、kintoneのノウハウを持つ専門パートナーに依頼するのも一つの選択肢です。
私たち「クラウドラボ」は、お客様の要望にあったkintoneの活用方法を考え、機能を最大限に活かすためのサポートを提供できます。クラウドラボでは、kintoneを導入するための伴走支援や開発・カスタマイズに関するサポートも行っています。
＜主なサポート内容＞
- kintone伴走支援
- kintoneのシステム構築・運用のコツやノウハウを伝授、自身で使いこなせるようになるまでサポート
- アプリ構築デザイン
- 業務課題をヒアリングし業務を整理した上で、kintoneでの課題解決策やアプリ構築方法を提案
- アプリ作成・開発カスタマイズ
- 要望を叶えるアプリをクラウドラボが作成
- アプリ相談・レビュー
- 自身でのアプリ作成をサポート、作成したアプリをレビューし改善点などを指摘
- 操作レクチャー
- kintoneの操作方法や標準機能についてチャットでサポート
kintoneの活用・導入についてお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。
kintoneでの勤怠管理はどのようなケースで適している？
ここではkintoneの勤怠管理システム導入をおすすめしたいケースと、導入により期待できる効果を紹介します。
kintoneでの勤怠管理がおすすめのケース
kintoneの勤怠管理システムを導入すべきかは、他の業務へのkintoneの導入状況（予定）によっても変わってきます。導入がおすすめなのは、大きく分けて「kintoneを全社で導入しているケース」「kintoneを勤怠管理以外の用途で利用を検討しているケース」の2つです。
kintoneを全社で導入しているケース
すでに別の業務管理目的でkintoneを全社導入している場合、kintoneの勤怠管理システムを導入しても追加費用はかからないため、積極的に活用するといいでしょう。
勤怠管理システムツールの費用相場は、1ユーザーあたり月額200〜500円程度。一方kintoneの利用料金は、1ユーザーにつき月額1,500円（税別）であり、勤怠管理だけを目的として導入する場合割高です。しかし、その分kintoneはアプリを増やしても料金が変わらないため、様々な業務へ活用した方がコストパフォーマンスは良くなります。
kintoneを勤怠管理以外の用途で利用を検討しているケース
別用途でkintoneの利用を検討している場合、勤怠管理を含めた導入がおすすめです。これは、上記の料金体系も理由の一つですが、管理工数の削減ができるというのが大きな理由になります。
例えば、勤怠管理と売上管理を別々のツールで行う場合、諸々の手続きや社内でのマニュアル整備など、管理のための業務が2倍になってしまいます。複数の業務をkintoneに集約することで、管理工数を大幅に削減することができるのです。
勤怠管理のみでkitoneを導入する場合は慎重に検討しよう
勤怠管理システムのみを目的にkintoneの導入を検討している場合は、慎重になるべきです。勤怠管理に特化したツールに比べるとkintoneの利用料金は割高で、余計なコストがかかってしまいます。
また、kintoneはさまざまな業務を一元管理できる点が強みであり、勤怠管理だけの利用ではせっかくの機能を十分に活かせません。コスト面などで社内の理解も得られにくいでしょう。kintoneを導入するのであれば、他業務での利用も含めて検討することをおすすめします。
kintoneでの勤怠管理導入事例
kintoneの勤怠管理システムは、実際にどのように活用されているのでしょうか。ここでは、kintone公式サイトに掲載されている成功事例を紹介します。システム導入後の運用や効果をイメージするためにお役立てください。
中野製薬
中野製薬は、美容室をターゲットとした頭髪化粧品、医薬部外品の製造・販売を行っている企業です。
ビジネス環境の変化や社員からの要望を受け、柔軟に対応できるシステムを求めて、グループウェアの見直しを検討していたところ、ワークフローアプリと基幹システムの連携が行えるGaroonとkintoneが選ばれました。
中野製薬は、主にワークフローの最適化に使われる「プロセス管理」という機能を使って、勤怠管理の申請フォームを作成しました。申請は、上長の承認が下りると、自動で基幹システムに取り込まれる仕組みです。
また、その他幅広い業務管理にkintoneを活用しており、社員からは操作性や利便性が向上したと喜びの声が上がっているそうです。
木村屋總本店
木村屋總本店は創業145年、関東地方に28店舗の直営店を構え、長年多くの人々に愛されている老舗製パン会社です。
木村屋總本店では、パソコンに長時間向かう必要があったり、リアルタイムに情報共有できないことが原因で伝達ミスが生じたりと、業務にさまざまな支障が生じており、この改善のためにkintoneが導入されました。
木村屋總本店は、直営店のスタッフ全員の勤怠を管理するために、出退勤アプリを使用しています。アプリは「出勤」「退勤」のボタンが大きく表示されるようカスタマイズ。また、出勤していないと退勤ボタンを押せないというカスタマイズも施しており、誰でも使いやすく間違いが起きないシステムを構築しています。
kintoneの勤怠管理は無料で利用できる？
無料期間終了後は、月額1,500円で利用できるスタンダードコースまたは月額780円で利用できるライトコースのいずれかを選択します。
ディスク容量、サポート体制、言語設定は共通ですが、搭載されている機能やアプリ数、スペース数などはコースによって異なります。トライアルを申し込む前にコースごとの違いを確認し、利用目的に応じて、どのコースを選ぶか決めておきましょう。
kintoneで勤怠管理を効率化しよう
今回は、kintoneを使った勤怠管理について紹介しました。業務の一元管理というkintoneの強みや費用面を考慮すると、勤怠管理のみを目的に導入するのではなく、それ以外の用途も含めた利用が望ましいといえます。
kintoneなら、勤怠管理だけでなく、顧客・案件管理、ワークフロー（申請業務）、受発注管理など、さまざまな業務を効率化できます。勤怠管理以外の社内業務の課題も洗い出し、kintoneの導入で改善を目指してみてはいかがでしょうか。
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